Garanderen van een solide organisatie

Adviezen

• De praktijk heeft een beleidsplan.
• De praktijk analyseert risico’s met betrekking tot de organisatie van de praktijk.
• Bij een eventuele patiëntenstop communiceert de praktijk op een correcte manier naar patiënten toe en wordt er overlegd met collega’s hoe de zorg voor de patiënten kan gegarandeerd worden.
• De praktijk heeft aandacht voor de toegankelijkheid van de zorg.

Beschrijving

Duurzame zorgorganisatie is zorgen voor betere werkomstandigheden, met de blijvende garantie op kwalitatieve en toegankelijke zorg voor de patiënt. Dit is het uitgangspunt waaruit de New Deal ontstaan is. De New Deal is een nieuw financieringsmodel voor de huisartsenpraktijk, met taakdelegatie en ondersteuning, waar artsen vrijwillig voor kunnen kiezen. Dit financieringsmodel bestaat als derde model naast het prestatie model en het forfaitair model (RIZIV, 2023). 

Huisartsen zijn zorgondernemers. Naast de zorg voor patiënten is zorg dragen voor de financiën van de huisartsenpraktijk belangrijk. Een goed financieel management laat toe om geïnformeerd keuzes te maken rond de praktijkorganisatie en -visie die nagestreefd wordt (NHG 2019, 7 Financieel beheer en planning).

Het Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO) heeft een gids voor het opstellen van een ondernemingsplan gericht zowel op starters als op bestaande ondernemingen (Vlaamse Overheid, 2019). Deze gids is gemaakt voor alle sectoren en niet specifiek voor de gezondheidszorg. 

In een beleids- of ondernemingsplan kunnen volgende onderwerpen opgenomen worden:

• Missie en visie organisatie (Vlaamse Overheid, 2019; RACGP, 2017)
• Praktijkvorm (eenmanszaak, vennootschap, feitelijke groepering) (Schoenmakers, De Lepeleire & Aertgeerts, 2014)
• Vergoedingssysteem (per prestatie, forfaitair, New Deal) (Schoenmakers, De Lepeleire & Aertgeerts, 2014)
• Zorgaanbod (NPA, 2015; Vlaamse Overheid, 2019)
• Toelichting keuze teamsamenstelling (Vlaamse Overheid, 2019; RACGP, 2017)
• Omgevingsanalyse: analyse specifieke kenmerken patiëntenpopulatie zorggebied (praktijkgebied) en gerelateerde zorgbehoefte (RACGP, Criterion C3.1; NPA 2015, artikel 3)
• SWOT analyse (Vlaamse Overheid, 2019)
• Financieel plan (Vlaamse Overheid, 2019; RACGP, 2017; Schoenmakers, De Lepeleire & Aertgeerts, 2014)

Het beleidsplan zelf wordt op regelmatige intervallen herbekeken (NPA 2015, artikel 3). Om het beleid te evalueren maakt de praktijk een jaarverslag.

Een SWOT analyse is een methode om de sterktes (strenghts, S), zwaktes (weaknesses, W), kansen (opportunities, O) en bedreigingen (threaths, T) van een organisatie te evalueren en kan gebruikt worden voor de strategische planning (“Hoe ziet de toekomst van de praktijk eruit?”) en om beslissingen te nemen. Punten uit de SWOT analyse kunnen een aanleiding zijn voor praktijkverbeterende projecten (Vlaamse Overheid, SWOT).

Dit is een voorbeeld van een SWOT voor een fictieve praktijk:

Interne Analyse	Externe Analyse
Strenghts	Opportunities
Interessante werkgever door enthousiast  team en goede werkvoorwaarden Goede locatie Goede samenwerking met sociale partners	Nieuw praktijkgebouw Uitbreiden van patiëntenbestand Aanwerven van nieuwe disciplines Meer buurtgericht werken
Weaknesses	Threaths
Verouderde infrastructuur (minder aantrekkelijke werkplek en uitstraling naar patiënten en andere organisaties) Beperkte capaciteit door te weinig kabinetten Onzorgvuldige administratie	Onverwachte uitval van collega Onvoldoende voorbereid op nieuwe pandemie  of andere rampen Niet functionerende IT systemen

(RACGP, Criterion C3.1), (Vlaamse Overheid, SWOT)

“De arts heeft aandacht en zorg voor zijn eigen gezondheid. De arts streeft naar een evenwicht tussen zijn beroepsactiviteiten en zijn privéleven.” (Code Medische Deontologie, 2018; Orde der Artsen, 2018)

Inschakelen van administratieve medewerkers en paramedici, verlichting van de administratie, deelname van de patiënten aan hun eigen behandeling (empowerment, zelfcontrole…) en telegeneeskunde kunnen de druk op artsen en medewerkers verminderen. Indien beslist wordt om een patiëntenstop in te lassen dient de praktijk tijdig lokale collega’s en de huisartsenkring te contacteren en een plan op te maken voor de continuïteit van de zorg. De patiënten dienen op correcte wijze geïnformeerd te worden over de afspraken van de patiëntenstop: verwachtte periode van patiëntenstop (indien gekend), met/zonder wachtlijst, familieleden wel/niet inschrijven... en over doorverwijsmogelijkheden van nieuwe patiënten (Orde der Artsen, 2018).

De Nationale Raad van de Orde der Artsen formuleerde in zijn vergadering van 20 oktober 2018 een advies met betrekking tot de voorwaarden voor een patiëntenstop in de huisartsgeneeskunde.

Toegankelijkheid kan worden gedefinieerd als de mate waarin patiënten gemakkelijk toegang hebben tot de gezondheidsdiensten. Het gaat zowel om fysieke toegang, de betaalbaarheid, en de tijd en beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel (Gezond België, 2020). Acties gericht op de patiëntenpopulatie worden geformuleerd bij het thema Kwaliteitsverbeterende projecten.

Reflectie

Een beleidsplan helpt met het prioriteren en plannen van kwaliteitsverbeteringen en het maken van keuzes in de praktijkorganisatie (NHG, 2019).

Risico analyse maakt deel uit van kwaliteitsmanagement. Naast klinische risico’s moeten in de praktijk ook zakelijke risico’s aangepakt worden. Immers, gaat de praktijk failliet, dan kan er geen zorg meer geboden worden (RACGP, Criterion C3.1).

Overbelasting kan het welzijn van artsen en medewerkers compromitteren met mogelijke gezondheidsproblemen tot gevolg. Deze situatie is niet bevorderlijk voor de kwaliteit van de zorg. Uitval van een arts of medewerker verhoogt bovendien de werkdruk op collega’s.

De toegankelijkheid van de gezondheidszorg is een noodzakelijke voorwaarde voor een kwaliteitsvol en efficiënt systeem (Gezond België, 2020). Er is een maatschappelijke verantwoordelijkheid dat huisartsgeneeskundige zorg moet gegarandeerd worden. Deze verantwoordelijkheid ligt niet bij de individuele huisartsenpraktijken, maar het is een gedeelde verantwoordelijkheid met lokale groeperingen, kringen en het beleidsniveau (Permanente Commissie, 27 juni 2023).

Bronnen

• Gezond België. (2020). Performantie van het zorgsysteem: Toegankelijkheid van de zorg. Geraadpleegd op 18 augustus 2023, van https://www.gezondbelgie.be/nl/performantie-van-het-belgische-gezondheidssysteem/toegankelijkheid-van-de-zorg#:~=Toegankelijkheid%20kan%20worden%20gedefinieerd%20als,en%20beschikbaarheid%20van%20gekwalificeerd%20personeel
• Nationale Raad van de Orde der Artsen. (2018). Voorwaarden voor een patiëntenstop in de huisartsgeneeskunde. Geraadpleegd op 15 augustus 2023, van https://ordomedic.be/nl/adviezen/specialismen/huisarts/voorwaarden-voor-een-pati%C3%ABntenstop-in-de-huisartsgeneeskunde
• NHG. (2018). Handleiding voor het opzetten van een kwaliteitssysteem in een huisartsenpraktijk versie juni 2018. Utrecht: NHG. 1. Beleidsplan/jaarverslag, 2. Governance, 7. Financieel beheer en planning.
• NPA. (2015). Kwaliteitsnormen voor de Nederlandse huisartsenpraktijk. NHG-Praktijkaccreditering versie 2.1. Utrecht: NPA. Artikel 3: Beleidsplan en jaarverslag.
• Orde der Artsen. (2018). Code van Medische Deontologie. Brussel: Nationale Orde der Artsen. 3 mei 2018. Geraadpleegd op 18 augustus 2023, van https://ordomedic.be/nl/code-2018/professionaliteit
• Permanente Commissie Adviezen voor een kwaliteitsvolle huisartsenpraktijk. (2023). Bijeenkomst van 27 juni 2023.
• RIZIV. (2023). Een nieuw model voor de financiering en ondersteuning van uw huisartsenpraktijk. Geraadpleegd op 18 augustus 2023, van https://www.riziv.fgov.be/nl/professionals/individuelezorgverleners/artsen/Paginas/artsen-new-deal-financiering-huisartsenpraktijk.aspx
• Schoenmakers, B., De Lepeleire, J., & Aertgeerts, B. (2014). Praktijkmanagement voor de huisarts. Leuven: Acco.
• The Royal Australian College of General Practitioners. (2017). Standards for general practices (5th ed.). East Melbourne, Vic: RACGP. Criterion C3.1 Business operation systems.
• Vlaamse Overheid. (2019). Gids voor het opstellen van een ondernemingsplan. Geraadpleegd op 11 augustus 2023, van https://www.vlaanderen.be/starten-met-een-eigen-zaak/een-goed-ondernemingsplan-of-businessplan
• Vlaamse Overheid. (z.d.). Sterkte/zwakte analyse (SWOT). Geraadpleegd op 17 augustus 2023, van https://overheid.vlaanderen.be/sterkte/zwakte-analyse-swot-analyse