Het patiëntendossier dient, wettelijk en deontologisch gezien, 30 jaar na het laatste patiëntencontact te worden bijgehouden. Dit betekent echter niet dat de arts deze dossiers zelf moet bewaren. Er reizen een heel aantal vragen wat er moet gebeuren indien een arts wenst te stoppen als huisarts of wat indien hij/zij zelf niet meer instaat is om aan deze verplichting te voldoen.
De meest aangewezen regeling is dat de arts schriftelijk overeenkomt met de praktijk waarin hij/zij werkzaam was om aan deze verplichting te voldoen. Bij soloartsen is het aangeraden om deze dossiers te laten bewaren door een jongere collega. Eventueel kan ook de hulp worden ingeroepen van de huisartsenkring of de provinciale raad van inschrijving om een oplossing te vinden.
Indien de arts de patiëntendossiers zelf bewaart en op een bepaald moment niet meer in staat is om deze verplichting na te komen door bijvoorbeeld overlijden of onbekwaamheid, is het niet altijd duidelijk wat er dan met de patiëntendossiers dient te gebeuren.
Er dienen twee hypotheses te worden onderscheiden:
1. De continuïteit van zorg is niet verzekerd:
Artikel 20, §1 van de Kwaliteitswet bepaalt dat wanneer de gezondheidszorgbeoefenaar zijn praktijk definitief stopzet, hij het patiëntendossier en eventueel andere nuttige en noodzakelijke informatie met toestemming van de patiënt dient over te maken naar een andere gezondheidszorgbeoefenaar met het oog op het verzekeren van de continuïteit van zorg.
Indien de gezondheidszorgbeoefenaar niet meer bij machte is of was deze verplichting na te leven, heeft de Orde de wettelijke plicht om de nodige schikkingen te nemen voor de gepaste bewaarregeling voor de patiëntendossiers, om de continuïteit van zorg en vrijwaring van het beroepsgeheim te kunnen waarborgen. De Orde zal deze plicht dus opnemen. De papieren en/of digitale dossiers worden voor een beperkte periode bewaard om de continuïteit van zorg te kunnen organiseren.
De Orde zal in bepaalde gevallen een beroep doen op de huisartsenkringen om mee op zoek te gaan naar een of meerdere collega’s die de continuïteit van zorg kunnen verzekeren.
2. De continuïteit van zorg is verzekerd:
Indien de gezondheidszorgbeoefenaar na stopzetting van zijn praktijk zijn plicht tot zorgcontinuïteit heeft nageleefd, maar na enkele jaren toch niet meer in staat is om zijn 30-jarige bewaarplicht na te komen door bijvoorbeeld overlijden, rijst opnieuw de vraag wat er dan moet gebeuren met deze patiëntendossiers.
In het verleden heeft de Orde hier deze bewaarplicht vrijwillig opgenomen, maar zal dit in de toekomst niet meer op zich nemen wegens logistieke als praktische redenen.
Yente Reinenbergh
Jurist
