Interne samenwerkingsafspraken voor een optimale praktijkvoering

Adviezen

• De praktijk heeft een visie en missie en formuleert haar doelstellingen.
• De praktijk houdt een register bij van alle samenwerkingsafspraken.
• Er is een open communicatiecultuur in de praktijk.

Beschrijving

Iedere zorgverlener werkzaam in de praktijk zal vanuit een persoonlijke visie zijn onderliggende waarden expliciteren. Deze waarden worden vertaald naar een gemeenschappelijke visie van de praktijk die steeds aansluiting vindt bij alle zorgverleners. De visie duidt de kernwaarden en de concrete toekomst objectieven aan en geeft zo antwoord op vragen zoals: “Waar gaan wij voor?”, “Waar willen we naartoe?”. Dit wordt verder vormgegeven in de missie.

De missie beschrijft waarvoor de praktijk staat, welke identiteit ze wil aannemen en welke opdrachten deze wil vervullen. Zo worden de geboden zorg en de zorgdoelen van de praktijk beschreven. Daarna wordt de vorm en het zakelijk kader bepaald; namelijk welk samenwerkingsverband (solo, duo, groep, netwerk) het beste aansluit bij de praktijk zoals men die voor ogen heeft.

In een volgende fase concretiseert men een aantal strategische doelstellingen: “Wat hebben we concreet nodig om de praktijk uit te bouwen met onze zorgdoelen voor ogen (ICT, financieel, organisatie, medewerkers…)?” Deze doelstellingen moeten specifiek, meetbaar, acceptabel, realistische en tijdsgebonden (SMART) zijn. Binnen de praktijk worden mandaten verdeeld om deze taken te coördineren. Overleg over deze samenwerking is ingebed in de werking van de praktijk.

Meer informatie over hoe je een visie en missie opstelt vind je terug bij expertisedomein Praktijkorganisatie van Domus Medica.

In het register worden samenwerkingsafspraken (digitaal) neergeschreven en steeds geactualiseerd bij veranderingen. Het register is eenvoudig beschikbaar en duidelijk voor alle medewerkers, dus ook voor nieuwe teamleden. Een duidelijke beschrijving van het doel van de samenwerkingsafspraak, een aanduiding welke medewerker verantwoordelijk is voor deze taak, alsook de praktijk middelen die hiervoor nodig zijn en de manier waarop deze taak dient uitgevoerd te worden, worden weergeven. Zo krijgen concrete protocollen vorm. Hierin is er steeds aandacht voor het beroepsgeheim.

De samenwerkingsafspraken behelzen verschillende thema’s van de dagelijkse werking van de praktijk. Ze kunnen betrekking hebben op primaire processen (medische patiëntenzorg: diagnostische testen, behandelingen, uurrooster, soorten consultaties, huisbezoeken, dossiersysteem...), secundaire processen (ondersteunende taken: ziekteregeling, vakantieregeling, praktijkruimten, time management...) en sturende processen (beleid en kwaliteit: financiële werking, organigram, mandaten...).

In de samenwerkingsafspraak voor diagnostische testen wordt aandacht besteedt aan alle beschikbare testen in de praktijk (labo, beeldvorming, APO...) met een toelichting in duidelijke protocollen van zowel de afname, de interpretatie, als de bespreking met de patiënt. Er wordt duidelijkheid geschept over de interpretatie en het incorporeren van de resultaten in het Elektronisch Medisch Dossier (EMD), ook bij onderzoeken die niet door de eigen huisarts werden aangevraagd (collega huisarts, specialist...). De samenwerkingsafspraak beschrijft hoe de patiënt geïnformeerd wordt over zijn onderzoeksresultaten (telefonisch, afspraak maken...). Bij afwijkingen van de resultaten is er beschreven wie verantwoordelijk is voor de interpretatie van de test en het informeren van de patiënt, zowel bij milde afwijkingen als bij levensbedreigende afwijkingen. Dit geldt ook buiten de normale openingsuren van de praktijk.

De indicatiestelling van diagnostische testen is conform wetenschappelijke standaarden. Waar mogelijk worden voor handelingen die in de praktijk uitgevoerd worden duidelijke protocollen opgesteld. Deze bevatten een duidelijke beschrijving welke handeling door welke daarvoor gekwalificeerde persoon uitgevoerd wordt, wie welke verantwoordelijkheid draagt en de correcte uitvoering van deze handeling. De protocollen zijn steeds gebaseerd op wetenschappelijke evidentie.

Er is aandacht voor de evaluatie van de samenwerkingsafspraken. Deze worden beoordeeld op doeltreffendheid en naleving. Regelmatig en gestructureerd teamoverleg, ingepland in het uurrooster, is hiervoor van groot belang. 

Reflectie

Door een duidelijke visie en missie en de daaruit volgende concrete doelstellingen van de praktijk is het voor de patiënt duidelijk welke zorg hij of zij mag verwachten. De regelmatige evaluatie verzekert de patiënt ervan dat de praktijk steeds wil streven naar het verbeteren van de kwaliteit van zorg en kritische vragen stelt over de huidige werking.

Het huisartsen landschap in België is duidelijk in evolutie, waarbij minder huisartsen de zorg voor meer patiënten zullen moeten opnemen. De nood groeit om te evolueren naar meer georganiseerde en beter ondersteunde praktijken, zodat de zorg voor de patiënt door een groter ondersteund team wordt opgenomen. Hierin is coördinatie en organisatie van cruciaal belang om deze zorg vlot te doen verlopen.

Duidelijke samenwerkingsafspraken zijn essentieel om kwalitatieve en nauwkeurige gezondheidszorg te bieden. Door ook aandacht te hebben voor de evaluatie van deze afspraken met betrekking op doeltreffendheid en naleving wordt kwaliteitsbevordering nagestreefd. Diagnostische tests leveren essentiële informatie om een correcte diagnosestelling te bekomen en zo de juiste zorg aan de patiënt te bieden. Door duidelijke samenwerkingsafspraken wordt de kans op fouten beperkt. Een monitoring van dit proces (indicatiestelling, uitvoering, interpretatie van de resultaten en bespreking met de patiënt) is daarom essentieel. In het EMD worden alle diagnostische testen van de patiënt bewaard, zodat de huisarts het overzicht behoudt.

Goede communicatie is essentieel voor een goede samenwerking binnen het team. Een teamoverleg geeft alle medewerkers de tijd om goed naar elkaar te luisteren, aandacht te geven aan bezorgdheden of moeilijkheden en hierop in te spelen. Het is van belang respect en openheid te tonen voor de input van alle medewerkers. Het neerschrijven van gemaakte afspraken vermijdt onduidelijkheid.

Bronnen

• Domus Medica. Expertisedomein Praktijkorganisatie.
• Grouwels, D., Seuntjens, L., & Vanden Bussche, P. (2008). Dokteren met kwaliteit (p. 127-174). Antwerpen: Standaard Uitgeverij nv. http://www.hapraktijkvoorbeelden.be/doc/Dokteren_met_kwaliteit+register.pdf
• NHG. (2018). Handleiding voor het opzetten van een kwaliteitssysteem in een huisartsenpraktijk. Geraadpleegd op 1 december 2020 via https://www.nhg.org/sites/default/files/content/nhg_org/uploads/handleiding-opzetten-kwaliteitssysteem-verzie-_web.pdf
• NPA. (2015). Kwaliteitsnormen voor de Nederlandse huisartsenpraktijk. NHG-Praktijkaccreditering versie 2.1. Utrecht: NPA. Artikel 3: Beleidsplan en jaarverslag. Artikel 4: Kwaliteitssysteem. Artikel 5: Samenwerking. Artikel 18: Diagnostiek. Artikel 20: Behandelingen.
• The Royal Australian College of General Practitioners. (2017). Standards for general practices (5th ed.). East Melbourne, Vic: RACGP. Criterion C3.1 Business operation systems. Criterion C3.2 Accountability and responsibility. Criterion 3.4 Practice communication and teamwork. Criterion GP2.2 Follow-up systems.