Januari 2026 betekent een significante stap voorwaarts: de papieren overlijdensaangifte op de formulieren Model III C/D en bijhorende attesten maken plaats voor een volledig digitaal systeem. Het nieuwe platform, eLys, zal de administratieve last voor artsen sterk verlichten door alle stappen rondom een overlijdensaangifte te bundelen en te stroomlijnen.
Het huidige proces is omslachtig en foutgevoelig. Het start met de papieren vaststelling van overlijden door een arts. Daarna voert de uitvaartondernemer diverse administratieve taken uit waarbij documenten via e-mail, per post of zelfs fysiek worden uitgewisseld tussen uitvaartondernemer en lokaal bestuur. Contactopnames tussen de vaststellende arts, uitvaartondernemer, lokaal bestuur of Departement Zorg zijn niet uitgesloten. Deze gefragmenteerde aanpak is niet alleen foutgevoelig en arbeidsintensief, maar kan ook vertragingen veroorzaken met impact naar de nabestaanden.
Op initiatief van acht gemeenten en gedragen door de huisartsen en ziekenhuizen (vertegenwoordigd door Domus Medica en Zorgnet-Icuro), de uitvaartsector, de Vlaamse steden en gemeenten en de Vlaamse en federale overheden is er overgegaan tot de bouw van eLys, een platform dat de administratieve afhandeling van een overlijden in het Vlaams gewest digitaliseert.
Athumi, een overheidsbedrijf dat de data-economie vooruit stuwt, staat als neutrale partij in voor de bouw, exploitatie en uitrol van het platform.
Eén centraal platform maakt de switch van papier naar digitaal mogelijk
Dankzij eLys zal de arts die het overlijden vaststelt, dan wel als beëdigd arts het controleverslag verzorgt, dit niet langer op papier doen, maar via een gebruiksvriendelijke webtoepassing. Eenmaal het overlijden is vastgesteld, stroomt de nodige informatie meteen door naar de uitvaartondernemer, het lokaal bestuur en het Departement Zorg.
eLys zal voor artsen toegankelijk zijn via de webbrowser of rechtstreeks via een koppeling in hun bestaande softwarepakket.
Digitaal, efficiënt en foutloos vaststellen
Het platform brengt een hele hoop voordelen met zich mee om de vaststelling van overlijden zo soepel mogelijk te laten verlopen. De gebruiksvriendelijke digitale webtoepassing is overal toegankelijk – via pc/laptop, tablet of mobiele telefoon – en is gratis in gebruik.
Uit feedback van artsen blijkt dat eLys een gemiddelde tijdsbesparing van 10 minuten per vaststelling zal opleveren. Deze aanzienlijke efficiëntieverbetering is onder meer te danken aan de automatische invulling van persoonsgegevens op basis van het ingevoerde Rijksregisternummer.
Het "only-once-principe" elimineert dubbele invoer van gegevens, terwijl validatieregels en automatisch ingevulde informatie de kans op fouten aanzienlijk verkleinen. Dit minimaliseert ook de noodzaak voor contactnames achteraf door uitvaartondernemers, lokale besturen of Departement Zorg.
Bovendien past het formulier zich dynamisch aan op basis van de context en eerdere antwoorden, wat de invulervaring efficiënter en gerichter maakt door alleen relevante vragen te tonen. Bijkomende attesten, zoals een crematieattest of attest zwangerschapsduur bij doodgeboorte, worden eveneens direct digitaal ingevuld.
Daarnaast verdwijnt de noodzaak om papieren formulieren Model III C/D bij de gemeente af te halen, waardoor problemen rond tijdelijk onbeschikbare formulieren definitief tot het verleden behoren.
Aanloop naar 1 januari 2026
Vanaf 1 januari 2026 zullen alle overlijdens in Vlaanderen verplicht via eLys verlopen. Dit wordt decretaal verankerd en betekent dat de vaststelling overlijden door artsen vanaf dan via de toepassing van eLys dient te verlopen.
Daarnaast zullen er vanaf november 2025 pilootprojecten worden uitgerold in Leuven en Lier om ervoor te zorgen dat iedereen vanaf 1 januari een vlotte start heeft.
Verder kan vanaf nu de gebruikersomgeving voor artsen geraadpleegd worden waar up-to-date informatie te vinden zal zijn over de tijdslijnen en de werking van eLys (handleiding en binnenkort instructievideo’s).
De gebruikersomgeving wordt continu bijgewerkt, houd deze dus zeker in het oog!
