Functionering van medewerkers

Adviezen

• De praktijk heeft een functiebeschrijving van iedere medewerker en een back-up plan indien een medewerker uitvalt. De functiebeschrijving wordt indien nodig geüpdatet.
• Met iedere medewerker van de praktijk wordt minimaal jaarlijks een functioneringsgesprek gepland.

Beschrijving

Een functiebeschrijving is een lijst van taken waarvoor een medewerker verantwoordelijk is. Het is interessant om voor iedere medewerker een eigen gepersonaliseerde functiebeschrijving op te maken. In of gekoppeld aan deze takenlijst kan beschreven worden wie welke taken overneemt bij afwezigheid van de medewerker. Eventueel kan een onderscheid gemaakt worden in dringende taken (die sowieso overgenomen moeten worden, ook bij kortdurende afwezigheid) en niet-dringende taken (die enkel bij langdurige afwezigheid overgenomen moeten worden). Om discussie te vermijden en toegankelijkheid te bevorderen wordt de takenlijst op een bondige en eenduidige manier opgesteld. De functiebeschrijvingen moeten geüpdatet worden bij verandering in de taakverdeling en moeten minimaal jaarlijks geëvalueerd worden. De medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van hun functiebeschrijving.

Een functioneringsgesprek kan zowel individueel, tussen werkgever en werknemer, als in teamverband (al dan niet met externe intervisor) plaatsvinden. Een gesprek wordt met vaste intervallen gepland (bijvoorbeeld jaarlijks). Tijdens het functioneringsgesprek wordt de wederzijdse samenwerking besproken tussen de werknemer, de werkgever en de rest van het team aan de hand van een op voorhand vastgelegd format. Er kan besproken worden wat er wel en niet goed loopt, doelstellingen van vorige gesprekken kunnen overlopen worden en er kunnen nieuwe doelstellingen voor de toekomst opgemaakt worden. Er wordt steeds een verslag bijgehouden van deze gesprekken en het verslag wordt best ondertekend door alle betrokken partijen.

Reflectie

Het is belangrijk dat iedere medewerker weet wat zijn taken zijn en wie welke taken overneemt bij afwezigheid van een medewerker. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk wie verantwoordelijk is voor een bepaalde taak. Functiebeschrijvingen en back-up lijsten dragen bij aan de efficiëntie van de werking van de praktijk. Het vergemakkelijkt het verdelen van taken bij (plotse) afwezigheid van een medewerker en voorkomt dat taken niet uitgevoerd worden of eventueel dubbel uitgevoerd worden.

Het doel van een functioneringsgesprek is niet om te beoordelen maar om te reflecteren over het persoonlijk functioneren en het eigen functioneren binnen de praktijk. Probeer hier tijd voor te maken, dit leidt op termijn tot tijdswinst.

Bronnen

• Grouwels, D., Seuntjens, L., Vanden Bussche, P. (2008). Dokteren met kwaliteit. Antwerpen: Standaard Uitgeverij nv. Deel 6.3 Evaluatie van medewerkers en van de hele teamwerking.
• NHG. (2018). Handleiding voor het opzetten van een kwaliteitssysteem in een huisartsenpraktijk versie juni 2018. Utrecht: NHG. 23 Ervaringen medewerkers.
• NPA. (2015). Kwaliteitsnormen voor de Nederlandse huisartsenpraktijk. NHG-Praktijkaccreditering versie 2.1. Utrecht: NPA. Artikel 2 Personeel.
• The Royal Australian College of General Practitioners. (2017). Standards for general practices. 5th edn. East Melbourne, Vic: RACGP. Criterion C3.2 Accountability and responsibility en criterion C3.3 Emergency response plan.