Vanaf 1 januari 2026 zal je in een Belgische B2B-context met gestructureerde digitale facturen moeten werken. Geldt dat ook voor jou als huisarts? Wanneer moet ook jij (niet) op Peppol aansluiten?
De essentie: Van zodra je als huisarts één niet van btw vrijgestelde handeling stelt aan niet-particulieren, moet je minstens gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen via Peppol. Dat is geen ramp als je ook rekening houdt met de voordelen van e-invoicing. |
Elektronische facturatie
Vanaf 1 januari 2026 worden de meeste Belgische ondernemingen (inclusief vrije beroepers) verplicht om gebruik te maken van ‘gestructureerde elektronische facturen’ in hun Belgische B2B-relaties. Die ondernemingen zullen met andere woorden zelf elektronische facturen moeten versturen, maar ook ontvangen.
Gestructureerde elektronische facturen worden opgemaakt in een door Europa opgelegd gestructureerd elektronisch formaat (dat is dus géén pdf, excel of word bestand). Concreet betekent dit dat die facturen in België via Peppol verstuurd moeten worden. Peppol is het door de overheid goedgekeurde elektronisch platform dat ontworpen is om gestructureerde documenten (zoals de elektronische factuur) op een veilige manier uit te wisselen. Alle data die op de factuur moeten staan zoals de gegevens van de leverancier en de klant, het product, de prijs, de btw-tarieven,… worden via Peppol gecodeerd verzonden, samen met een visuele weergave van de factuur.
In principe niet voor medici, maar…
De verplichting om met gestructureerde elektronische facturen te werken geldt voor ALLE ondernemingen, behalve – en dat is meteen ook de enige uitzondering – voor ondernemingen die uitsluitend handelingen verrichten die onder de btw-vrijstelling van artikel 44 van het Wetboek Btw (WBTW) vallen, zoals de mutualiteiten.
Goed om te weten. De meeste vrije beroepers uit de medische sector zijn vrijgesteld van btw op basis van art 44 WBTW, en vallen dus niet onder de e-invoicing verplichting. Als huisarts moet je met andere woorden geen gestructureerde elektronische facturen gebruiken en mag je nog op de klassieke manier facturen op papier of bv. in pdf ontvangen.
Tenzij je een ‘gemengde’ activiteit hebt!
Enkel huisartsen die uitsluitend op basis van art 44 WBTW vrijgestelde handelingen verrichten, zijn van de elektronische facturatieverplichting vrijgesteld.
Houd je er als huisarts echter bijkomende activiteiten op na, hoe beperkt ook, die niet onder de vrijstelling van art 44 WBTW vallen en die je factureert aan een btw-plichtige onderneming, dan zal je met gestructureerde elektronische facturen moeten werken. Bijvoorbeeld, je bent arts en je stelt ook medische deskundigenrapporten op. Aangezien die handeling niet van btw vrijgesteld is, zal je in staat moeten zijn om gestructureerde elektronische facturen te verzenden.
De beslisboom om te bepalen of je verplicht bent je aan te sluiten bij Peppol en elektronische facturatie te gebruiken gaat als volgt:
Kortom, de vrijstellingsvoorwaarde is zéér strikt. Vanaf zodra je ook maar één handeling stelt die niet vrijgesteld is van btw en gefactureerd wordt aan een btw-plichtige onderneming, moet je als huisarts gestructureerde elektronische facturen kunnen versturen en ontvangen.
Veelgestelde vragen
Onderstaande vragen worden beantwoord in samenwerking met SBB.
Ik val als arts onder de kleine ondernemersregeling, omzet lager dan €25.000. Moet ik verplicht elektronisch factureren wanneer ik een btw-plichtige handeling uitvoer die gefactureerd wordt aan een btw-plichtige onderneming?
De vrijstelling van elektronisch factureren geldt enkel voor volledig vrijgestelde belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld op basis van artikel 44 van het btw-wetboek. Het is dus niet omdat je onder de kleine ondernemersregeling valt (omzet lager dan 25.000 €) dat je niet verplicht bent om aan te sluiten op het Peppol-netwerk. Indien je een btw-plichtige handeling uitvoert die je factureerd aan een btw-plichtige onderneming, zal dit altijd via elektronische facturatie moeten gebeuren.
Ik ben volgens de beslisboom niet verplicht om mij te registreren bij Peppol. Is het handig dat ik dit wel doe om facturen te ontvangen van btw-plichtige ondernemingen, zoals bijvoorbeeld telecombedrijf?
De verplichting ligt bij de leverancier om via Peppol te factureren, en bij de ontvanger om de technische middelen te hebben om deze facturen te kunnen ontvangen, indien die daartoe verplicht is. Naar verwachting zullen ondernemers maximaal vragen aan hun klanten om zich aan te sluiten op het Peppol-netwerk aangezien het voor de leverancier een forse efficiëntiewinst kan betekenen om al hun facturen via Peppol te versturen. Indien je niet verplicht bent, kan je eisen je facturen toch via een andere weg te ontvangen. Echter is de registratie op Peppol kosteloos en eenvoudig via de meeste boekhoud- of facturatiepakketten, en kan je hierdoor ook deze facturen makkelijk zelf opvolgen.
Welk programma gebruik ik het best om facturen elektronisch te verzenden/ontvangen met Peppol?
Om elektronische facturen te kunnen versturen of ontvangen bestaan er verschillende programma's, zowel gratis als betalend. Het is raadzaam om met je boekhouder te bekijken welk programma er voor jou van toepassing kan zijn zodat dit eenvoudig met het boekhoudprogramma werkt en de doorstroom van de documenten het meest efficiënt verloopt.
Wat zijn btw-plichtige en btw-vrijgestelde handelingen?
De vrijstelling van elektronisch factureren geldt enkel voor volledig vrijgestelde belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld op basis van artikel 44 van het btw-wetboek, dit zijn de zuiver therapeutische handelingen. Het overgrote deel tot alle handelingen die in de meeste huisartsenpraktijken gebeuren zijn btw-vrijgestelde handelingen.
Enkele voorbeelden handelingen die vrijgesteld zijn van btw gezien hun therapeutisch doel: consultaties en behandelingen van patiënten, preventieve zorg (vaccinaties, screenings, medische opvolging), kleine ingrepen (hechtingen, wondzorg, bloedafnames),... Indien je louter deze handelingen uitvoert, ben je niet veplicht je te registreren bij Peppol.
Wanneer handelingen buiten deze vrijstelling worden gefactureerd aan btw-plichtige ondernemingen, moet dit via elektronische facturatie gebeuren. Om deze facturatie te kunnen doen, moet je geregistreerd zijn bij Peppol.
Enkele voorbeelden van handelingen die niet vrijgesteld zijn van btw: medisch advies voor verzekering, louter cosmetische ingrepen, medische attesten voor werkgever,... Indien je een handeling van deze lijst verricht en deze handeling factureert aan een btw-plichtige onderneming, ben je verplicht je te registreren bij Peppol om elektronische facturen te verzenden en ontvangen.
Indien je hier niet het antwoord op jouw vraag terugvindt, kan je ons je vraag stellen via vragen@domusmedica.be .
Jesse Annendijck - SBB
Product Manager Accountancy
Lien Geudens
Expert Praktijkorganisatie
