Permanentie van zorg

De continuïteit van de wachtdiensten garanderen is een belangrijke functie voor de kring. De kring is de enige wettelijke organisator van de wachtdienst en organiseert deze zo kwalitatief mogelijk zodat een juiste werk/vrije tijdsbalans mogelijk is voor de leden en de wachtdienst haalbaar blijft voor de huisartsen. Domus Medica zorgt voor een aangepaste omkadering (plan wachtdiensten, wachtposten, 1733, …) om dit mogelijk te maken. Domus Medica ondersteunt de kringen in hun wachtdienstorganisatie en behartigt de belangen van de huisartsenkringen in de verschillende commissies rond wachtdiensten/wachtposten.

Wachtdienst

Wachtdienstverantwoordelijke

De wachtdienstverantwoordelijke van de kring ressorteert onder de Raad van Bestuur van de huisartsenkring.

Doelstelling

• De wachtverantwoordelijke is eindverantwoordelijke voor de goede werking van alle wachtdienstonderdelen van de kring. Hij/zij onderhoudt daarvoor contacten met alle WD-verantwoordelijken van elk WD-onderdeel. Hij/zij wordt bijgestaan door de werkgroep wachtdienst en door de kringcoördinatoren (in kringen waar deze functie bestaat.
• De wachtverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het meedelen van de beurtrollen van alle WDO’s aan de raad van bestuur van de kring en aan de Provinciale Geneeskundige Commissie.
• De wachtverantwoordelijke volgt alle nieuwe wetten en adviezen ivm wachtdienst huisartsen op en deelt deze mee aan de verantwoordelijken van alle WDO’s.
• De wachtverantwoordelijke beschikt over een administratortool en voert de nodige acties uit in de registratiesoftware van de wachtdienst: klasseren van onafgewerkte verslagen, aanbrengen van correcties.
• De wachtverantwoordelijke is eindverantwoordelijke over het beheer, de bewerking en publicatie van gegevens en statistieken.
• De wachtverantwoordelijke bezorgt het RIZIV tijdig de nodige gegevens zodat iedere huisarts van het wachtdienstgebied, die aan de wachtdienst heeft deelgenomen, het beschikbaarheidshonorarium ontvangt.
• De wachtverantwoordelijke moet vergaderingen van de wachtdienstverantwoordelijken binnen de kringregio op gepaste tijden samenroepen.
• De wachtverantwoordelijke is aanwezig op de bestuursvergaderingen van de kring.
• De wachtverantwoordelijke verzorgt de communicatie en promotie van de wachtdienst.
• De wachtverantwoordelijke wordt betrokken bij het onderzoek van klachten ivm de werking van de wachtdienst.

Voor meer informatie over beschikbaarheidshonoraria: klik hier.

Kringverantwoordelijke centraal oproepnummer

De kringverantwoordelijke centraal oproepnummer ressorteert onder de Raad van Bestuur van de kring.

Doelstelling

• De meerwaarde van het centraal nummer naar derden toe duiden.
• Het nummer en diens gebruik naar de bevolking en andere organisaties toe blijven duiden.
• De klachten rond het gebruik en /of misbruik bespreekbaar maken, oplossen en voorkomen in de toekomst.
• Overleg plegen met aangrenzende WDO met zelfde en/of verschillend nummer om het gebruik en de organisatie van het nummer van iedere regio te kennen.
• Overleg met derden die instaan voor de praktische omkadering van het centraal oproepnummer.
• Bij vraag om financiering van centraal oproepnummer , zorgen voor de omkadering omtrent de specifieke randvoorwaarden van de overheid

Voor meer informatie, bezoek ook onze pagina: Subsidies huisartsenkringen

PGC verantwoordelijke

De Provinciale Geneeskundige Commissies zijn instellingen met een publiekrechtelijke bevoegdheid, die toezicht houden op de uitoefening van de geneeskundige beroepen. We raden iedere huisartsenkring aan om iemand in de huisartsenkring aan te duiden die verantwoordelijk is voor het overleg met de Provinciale Geneeskundige Commissie. 

Afgezien van het viseren van de diploma's houden ze toezicht op de beoefening van de verschillende geneeskundige beroepen, het organiseren van de wachtdiensten en het controleren van de werking ervan. Verder dragen ze bij tot de actualisering van de bestanden van de gezondheidsberoepen.

Voor meer informatie over de PGC en adressen PGC, klik hier.

Provinciale Commissie Dringende Geneeskundige Hulpverlening PCDGH verantwoordelijke

De PCDGH wordt voorgezeten door de gezondheidsinspecteur van de provincie. De huisartsenkringen van de provincie kunnen een vertegenwoordiger aanduiden in de commissie.

De voornaamste taken van de van de commissie DGH zijn:

• Afspraken en samenwerkingsakkoorden maken tussen alle vertegenwoordigers met het oog op de uitvoering van de organisatie van de DGH.
• Toezicht houden op de opleidingen van de hulpverlener ambulancier.
• Bewerkstelligen van de samenwerking tussen alle personen betrokken bij collectieve urgenties
• Vaststellen van de specifieke pathologieën waarvan afgeweken kan worden van het principe van dichtstbijzijnde afvoerziekenhuis.
• De commissie maakt haar richtlijnen bekend aan de verschillende diensten door middel van omzendbrieven.  Deze omzendbrieven kunnen verschillen van provincie tot provincie.

Wachtdiensten door de HAIO

Haio's dienen volgens art. 9 van KB 78 van 10 november 1967 deelt te nemen aan wachten. Een bewijs van inschrijving in de plaatselijke wachtdienst dient overgemaakt te worden aan de Erkenningscommissie.

Aanbevelingen en afspraken in dit verband:

• Praktijkwacht: een billijk beurtsysteem afspreken met de praktijkopleider (deze worden niet extra vergoed).
• Het is aangewezen dat u met uw praktijkopleider vóór het ondertekenen van het contract duidelijke afspraken maakt over de wachtbeurten (minima, maxima, periodes, enz). Dit zijn wachten waarvoor een disponibiliteitsvergoeding wordt uitgekeerd.
• De eerste drie maanden doet u best geen wachten zelfstandig, omdat u dan nog onvoldoende beroepservaring hebt.
• De lijsten van de wachtdienst vermelden best uw naam en de naam van de praktijkopleider samen op één wachtbeurt. Zowel naar de geest van de opleiding als volgens de wettelijke bepalingen - Ministeriëel Besluit van 14 november 1997 tot vaststelling van de criteria voor de erkenning van de stagemeesters in de huisartsgeneeskunde: art. 4 - is het logisch dat het duo praktijkopleider-haio op de wachtlijst vermeld staan vermits de praktijkopleider alle wachten van zijn/haar Haio superviseert en dus steeds van “achterwacht” is.

Op het einde van elk jaar opleiding vraagt u aan de verantwoordelijke van de plaatselijke wachtdienst het attest waarin vermeld wordt dat u voldaan hebt aan de wettelijke verplichtingen inzake wachtdiensten. Dit attest dient u in bij de Erkenningscommissie van de Agentschap Zorg en Gezondheid samen met de andere attesten die u moet inleveren op het einde van elk academiejaar.

Kwaliteitswet regelt permanentie door zorgverstrekkers

Op dinsdag 14 mei verscheen de eerder door het parlement goedgekeurde kwaliteitswet in het Belgisch Staatsblad. Deze wet inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg biedt een kader dat door de volgende regering concreet moet worden ingevuld. We zetten even op een rijtje wat er voor de huisarts in de praktijk kan veranderen.

Voor de huisartsenkringen en wachtposten is het van belang dat de kwaliteitswet de permanentie door zorgverstrekkers regelt. De wet stipuleert dat elke huisarts verplicht is deel te nemen aan de medische permanentie in de zone waar hij professioneel actief is. De medische permanentie zal georganiseerd worden door een functioneel samenwerkingsverband van huisartsen. De nadere regels moeten nog gestipuleerd worden in een KB functionele samenwerkingsverbanden dat pas door een volgende regering (na 26 mei 2019) kan goedgekeurd worden.
 

Wachtpost

Een huisartsenwachtpost is een samenwerkingsverband tussen huisartsen van verschillende gemeenten. Een huisartsenwachtpost heeft als doel kwalitatief hoogstaande zorg aan te bieden tijdens de wachtdienst vanuit een wachtpost die goed gekend is bij de bevolking en snel bereikbaar is. De huisartsenwachtpost kan een eigen vzw vormen of kan onder de vzw huisartsenkring vallen. (de wachtpostvoorzitter kan bijvoorbeeld samenvallen met de wachtpost van de kring)

We kunnen mogelijk volgende functies onderscheiden binnen het bestuur van een wachtpost:

• Wachtpostvoorzitter
• Wachtpostondervoorzitter
• Wachtpostsecretaris
• Wachtpostpenningmeester
• wachtpostbestuurslid

De wachtpostcoördinator staat ondersteunend in voor het algemeen beleid, organisatie, personeelsbeleid, kwaliteitszorg, financieel beleid en middelen, communicatie en overleg.

Wachtpostbestuur

Algemeen Raad van Bestuur wachtpost

De Raad van Bestuur kan een aantal commissies oprichten of bestuurders aanduiden die zich specifiek bezig houden met bepaalde materies zoals : personeel, informatica , communicatie, medisch materiaal, Commissie Ledenlijst en Beurtrol, Commissie Deontologie en Conflicten.

• Taken die buiten deze algemene overkoepelende taken in een huisartsenwachtpost worden opgenomen door de leden van de RvB:
  • Externe vertegenwoordiging
  • Deelname aan werkgroepen ad hoc
  • Supervisie van de weekendwachten
  • Deelname aan externe vergaderingen vb. koepelvergaderingen WPVL
  • Interne vergaderingen Dagelijks Bestuur, RvB, AV
  • Contacten met leveranciers/providers
  • Contacten met overheidsinstellingen
  • Overleg met ziekenhuizen
  • Waken over de kwaliteit op alle lijnen van de werking van de wachtpost.

Wachtpostvoorzitter

De wachtpostvoorzitter ressorteert onder RVB Wachtpost of RVB Huisartsenkring.

• De voorzitter leidt de Algemene Vergadering en de vergaderingen van de Raad van Bestuur. (Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de eerste ondervoorzitter; indien deze eveneens afwezig is wordt hij vervangen door de tweede ondervoorzitter en als deze ook afwezig is door het oudste lid van de Raad van Bestuur.)
• De voorzitter van HAWP is bereikbaar om te kunnen tussenkomen in onvoorziene omstandigheden.
• De functie van voorzitter kan tijdelijk schriftelijk worden overgedragen aan andere leden van het Dagelijks Bestuur of Raad van Bestuur of andere leden van de vereniging. Het overnemende lid bevestigt schriftelijk zijn akkoord voor overname van dit tijdelijk mandaat van voorzitter, met duidelijke vermelding van de duur van dit tijdelijk mandaat.

Wachtpostondervoorzitter

De wachtpostondervoorzitter ressorteert onder RVB Wachtpost of RVB Huisartsenkring. De ondervoorzitter vervangt de voorzitter in geval van afwezigheid en staan hem bij in het uitoefenen van zijn functie.

Wachtpostsecretaris

De wachtpostsecretaris ressorteert onder RVB Wachtpost of RVB Huisartsenkring       

• De wachtpostsecretaris houdt de notulen van de algemene vergaderingen en van de vergaderingen van de Raad van Bestuur bij.
• De wachtpostsecretaris houdt de ledenlijst bij en legt deze jaarlijks neer bij de griffie van de rechtbank.
• De wachtpostsecretaris verstuurt de uitnodigingen voor de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van de Raad van Bestuur.

Wachtpostpenningmeester

De wachtpostpenningmeester ressorteert onder RVB Wachtpost of RVB Huisartsenkring.

• De penningmeester beheert de inkomsten en uitgaven van de vereniging.
• De penningmeester int het jaarlijkse lidgeld van alle leden.
• De penningmeester maakt elk jaar een financiële jaarrekening op evenals een begroting voor het volgende jaar.

Wachtpostbestuurslid

Een wachtpostbestuurslid ressorteert onder RVB Wachtpost of RVB Huisartsenkring:

• Gekozen door de Algemene Vergadering van de Kring of Wachtpost
• Verantwoordelijkheid verschuldigd binnen de Raad van Bestuur en via deze aan de AV.
• Een bestuurslid handelt binnen de Raad van Bestuur , die naar buiten optreedt als college. De handelingen gesteld door een bestuurslid, zijn dus de verantwoordelijkheid van de ganse RVB. Een bestuurslid kan specifieke taken opnemen binnen de RVB.
• Taken van een bestuurslid:
  • De RVB bijwonen en mede het beleid van de wachtpost uitstippelen.
  • De bestuursfunctie helpen kiezen of er zelf één van opnemen: voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester.
  • Als lid van de RVB de wachtpost vertegenwoordigen in:
    • Roerende en onroerende handelingen
    • Eventuele gerechtelijke handelingen
    • Personeelszaken
    • Opstellen van huishoudelijk regelement
    • Overhevelen van bevoegdheden naar bestuursleden of externen
    • Lidgeld/wachtgeld bepalen
    • Resultatenrekening controleren en begroting opstellen ter voorlegging aan de AV
    • Contacten in de regio ( politie, OCMW, Gemeentebestuur, etc..)
    • Contacten op de eerste lijn: PN, LOGO, SEL,etc…
    • Contacten met de tweede lijn: ziekenhuizen in de regio
    • Externe contacten met verenigingen van huisartsen: Provinciaal Platform, Domus Medica, Wachtposten Vlaanderen
    • Personeelszaken
• Handelen volgens de statuten van de Wachtpost
• Visie opbouwen en beleidsplannen maken
• Kritische reflectie en feedback geven (fungeren als klankbord) over het geheel van activiteiten
• Voorstellen formuleren in het verantwoordelijke domein
• Concrete plannen uitwerken in het verantwoordelijke domein
• Activiteiten organiseren in het verantwoordelijke domein
• De vereniging vertegenwoordigen
• De Raad van Bestuur kan een aantal commissies oprichten of bestuurders aanduiden die zich specifiek bezig houden met bepaalde materies zoals : personeel, informatica , communicatie, medisch materiaal, Commissie Ledenlijst en Beurtrol, Commissie Deontologie en Conflicten.
• Taken die buiten deze algemene overkoepelende taken in een huisartsenwachtpost worden opgenomen door de leden van de RvB:
  • Externe vertegenwoordiging
  • Deelname aan werkgroepen ad hoc
  • Supervisie van de weekendwachten
  • Deelname aan externe vergaderingen vb. koepelvergaderingen WPVL
  • Interne vergaderingen Dagelijks Bestuur, RvB, AV
  • Contacten met leveranciers/providers
  • Contacten met overheidsinstellingen
  • Overleg met ziekenhuizen
  • Waken over de kwaliteit op alle lijnen van de werking van de wachtpost.

Wachtpostmanager

Een wachtpostmanager ressorteert onder:

• RVB Wachtpost of RVB Huisartsenkring
• directe verantwoording naar het bestuur van de Huisartsenkring.

Wachtpostmanager

Een wachtpostmanager ressorteert onder:

• RVB Wachtpost of RVB Huisartsenkring
• directe verantwoording naar het bestuur van de Huisartsenkring.

Algemeen Beleid

• Verstrekken van informatie over het beleid en organisatieontwikkelingen aan het Dagelijks Bestuur, de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering als basis voor beleidsbeslissingen
• Opvolgen en uitvoeren van beleidsbeslissingen met betrekking tot de wachtpost, inclusief het financieel beleid en het financieel beheer

Organisatie

• Superviseren en coördineren van de werking van het team (receptionistes en administratief medewerk(st)er)
• Opstellen van een verdeling van wachtdiensten voor wachtartsen en opvolging van aanvragen van wachtwissels
• Opvolgen en coördineren van het onderhoud van het gebouw en van de infrastructuur (meubilair, computers, netwerk, uitrusting, ...)
• Controle van voorraadbeheer

Personeelsbeleid

• Uitwerken en opvolgen van het personeels- en vormingsbeleid
• Betrokken bij werving en selectie van nieuwe medewerkers
• Personeelsleden opvolgen, evalueren en ondersteunen
• Opstellen van schriftelijke instructies en procedures
• Uurroosters voor receptionistes/chauffeurs opstellen en doorgeven
• Waken over preventie en bescherming op het werk

Kwaliteitszorg

• Opstellen en uitvoeren van evaluaties over de werking van de wachtpost en verbeteringsplannen opstellen en uitvoeren
• Opzetten en uitvoeren van een patiëntenraadpleging, inclusief een klachtenregeling en –behandeling

Financieel beleid en beheer

• Opmaak van de exploitatiebegroting en verantwoordelijk voor het budgetbeheer
• Aanleveren van financiële gegevens aan de boekhouding
• Gepresteerde uren en lonen medewerkers controleren en doorgeven
• Opvolgen van alle nodige administratieve formaliteiten m.b.t. de subsidiërende overheid
• Instaan voor een accurate financiële administratie

Communicatie en overleg

• Voorbereiding van, en deelname aan, vergaderingen van het Dagelijks Bestuur, Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering
• Vertegenwoordigen van de wachtpost op extern overleg (ziekenhuizen, rvt’s, managersoverleg wachtposten, e.a.)
• Uitvoering geven aan de externe, strategische samenwerking tussen eerste en tweede lijn (zorgnetwerken, transmurale afspraken)
• Aanspreekpunt voor alle betrokken artsen
• Aanspreekpunt voor andere zorgverleners en organisaties
• Opstellen van het jaarverslag van de wachtpost
• Verantwoordelijke voor interne communicatie

Administratief medewerk(st)er wachtpost

Een administratief medewerk(st)er wachtpost ressorteert onder de verantwoordelijkheid van de wachtpostmanager.

Correspondentie

• Verwerking en verdeling van de ontvangen post (incl. e-mail) en het klasseren van de post

Organisatie secretariaat

• Beheer van alle data, inclusief adressenbestanden
• Beheer van het papieren en digitale archief
• Adviseren over verbeteringen m.b.t. de organisatie van het secretariaat, bijvoorbeeld over nieuwe procedures, administratieve systemen

Vergaderingen

• Werkgroep en bestuursvergaderingen m.b.t. de wachtpost voorbereiden (o.a. agendapunten verzamelen) en agenda versturen
• Notulen maken van vergaderingen m.b.t. de wachtpost
• Vergaderingen logistiek ondersteunen

Stockbeheer en logistieke ondersteuning

• Na elk weekend en elke feestdag de voorraden van alle medische materialen en medicijnen controleren. Aanvullen van de verbruikte medische materialen/medicijnen in de kabinetten en bestellingen uitvoeren
• Na elk weekend en elke feestdag de slaapgedeeltes van de wachtartsen weer in orde brengen
• Na elk weekend en elke feestdag de voorraden van drank e.d. aanvullen en bestellingen uitvoeren. Boodschappen doen voor de vergaderingen m.b.t. de wachtpost
• Voorraadbeheer van kantoormaterialen en bestellingen uitvoeren
• Voorraadbeheer van het huishoudelijk en sanitair materiaal en bestellingen uitvoeren
• Contacten met leveranciers/ziekenhuizen, bestellingen doen en afspraken maken
• Instrueren van de schoonmakers en het klaarzetten/bezorgen van de was

Financiën

• Na elk weekend en elke feestdag de administratieve en financiële verwerking van de gepresteerde diensten door de wachtartsen en de door de patiënten betaalde vergoedingen
• Opvolging van inning van niet-betalende patiënten, via de patiënt of via LTD3
• Beheer permanentievergoedingen RIZIV
• Facturen bijhouden en klasseren, betalingen uitvoeren
• Wisselgeld voorzien in kas (ook van rijdende wacht)

Informatica

• Ondersteunen van de artsen en het personeel van de wachtpost bij het gebruik van de software
• Websitebeheer en het up-to-date houden van de inhoud

Interne communicatie

• Administratieve ondersteuning bieden bij interne communicatie
• Opvragen en verwerking van de kopij voor plaatsing in de nieuwsbrief

Ondersteuning wachtposten Domus Medica

Domus Medica is gemandateerd in een aantal overlegstructuren rond wachtposten bij het RIZIV en de FOD Volksgezondheid. Momenteel is er overleg in het begeleidingsplatform rond de criteria voor de inplanting van wachtposten en het verdere structurele kader.

Algemene ondersteuning

Domus Medica werkt voor de wachtpostmaterie nauw samen met Wachtposten Vlaanderen. Voor meer informatie over wachtposten of oprichten wachtposten kan u terecht bij gert.merckx@domusmedica.be en coordinator@wachtpostenvlaanderen.be.

1733

Domus Medica volgt in een interprovinciale werkgroep de evoluties rond de 1733-triage nauw op. Momenteel lopen een aantal proefprojecten in West-Vlaanderen en Vlaams-Brabant. De triageprotocollen worden uitgebreid getest. Domus Medica vindt triage een goede zaak, maar alleen als voldaan wordt aan een aantal randvoorwaarden (hier volgt later nog een link).

De bevindingen van het project Leuven-Tienen en de verdere uitrol van het 1733 project over heel Vlaanderen wordt toegelicht op dehuisartsenconferentie van 6 oktober 2018. Klik hier om u in te schrijven.

Huisartsenpraktijkpermanentie

Eén van de wettelijke basisopdrachten van de huisartsenkring is de organisatie van de huisartsenpraktijkpermanentie: de huisartsgeneeskunde is beschikbaar voor patiënten van één of meer praktijken.

De permanentie in de huisartsenpraktijk staat de laatste jaren meer en meer onder druk. Wanneer een huisarts plots tijdelijk of definitief uitvalt, kan dit in sommige regio’s tot prangende situaties leiden waarbij de praktijkpermanentie niet langer gewaarborgd kan worden.

In de ‘Permanentiegids voor huisartsenkringen’ bespreken we, aan de hand van een aantal concrete voorbeelden, hoe de huisartsenkring kan anticiperen en een faciliterende rol kan spelen in de opvang van de toenemende problemen binnen de praktijkorganisatie. De huisartsenkring speelt ook een cruciale rol in de snelle interventie bij acute probleemsituaties.

In een aantal kringen wordt deze problematiek, aan de hand van deze gidsen, in werkgroepen verder uitgewerkt volgens de lokale situatie.