Vervangingen

Bij ‘overbelasting’ van een praktijk - om welke reden dan ook - garandeert de vervangarts continuïteit van de zorg in een praktijk die voor de patiënt gekend is. Op deze manier dienen patiënten niet doorverwezen te worden naar een andere praktijk en worden, noch de artsen van de (overbelaste) praktijk, noch de omringende collega’s, extra belast. De vervangarts past zich daarbij zo veel mogelijk aan de praktijkvisie aan.

De vervangarts krijgt zo de mogelijkheid om inkomsten te verwerven, verschillende praktijkervaringen op te doen en zichzelf op die manier te ontwikkelen als huisarts. De vervangarts ontlast de praktijk door zich te focussen op patiëntencontacten. Administratieve en praktijkorganisatorische taken worden hierbij tot een minimum beperkt.

Aangezien het voor de praktijk comfort biedt om met een vervangarts te werken, is het niet de hoofdbedoeling dat hieruit winst wordt gegenereerd.

Statuut van de huisarts: erkenning en accreditering

Wat houdt erkenning en accreditatie van de huisarts juist in? 

Voor het aanvragen van erkenning en accreditering verwijzen we u door naar de checklist voor startende huisartsen.  

Moet de vervangarts ingeschreven zijn in een LOK? 

Om zijn accreditering te verkrijgen of te behouden, moet de vervangarts (zoals hierboven vermeld) ingeschreven zijn in een LOK en minstens deelgenomen hebben aan twee sessies.

Rechten en plichten van de vervangarts

Moet de vervangarts ingeschreven zijn bij de Orde der artsen? 

De vervangarts dient zich in te schrijven bij één van de elf Provinciale Ordes in de provincie waar hij zijn (hoofd)activiteit uitvoert. Hiermee is hij conform de regels, ook als hij vervangingen doet in huisartsenpraktijken die gelegen zijn in een andere provincie.  

Meer informatie vindt u op de website van de Orde der artsen via www.ordomedic.be/nl/home

Welke verzekeringen dient de vervangarts af te sluiten? 

De vervangarts moet geen bijkomende verzekeringen afsluiten naast de gebruikelijke verzekeringen (verzekering Beroepsaansprakelijkheid en verzekering Gewaarborgd Inkomen).  

Wat indien u zelf vervangen wordt? 

Op voorwaarde dat de te vervangen huisarts in de periode dat hij wordt vervangen volledig inactief is, dekt zijn verzekering de vervangende huisarts. Dit indien de vervangarts zelf geen verzekering heeft en werkt voor rekening van de te vervangen huisarts.  

Als de vervangarts wel een eigen verzekering beroepsaansprakelijkheid heeft, dan zal hij deze verzekering moeten aanspreken. 

Welk adres moet de vervangarts opgeven bij het sociaal verzekeringsfonds?  

Gezien het werkadres steeds verandert, is het raadzaam om het domicilieadres op te geven als vast adres en uitvalsbasis voor de vervangingen. Anders dient de vervangarts bij elke verandering een kost te betalen. 

Wie moet de vervangarts op de hoogte stellen bij de start van een nieuwe vervanging?  

  • Het is verplicht via de webtoepassing van MyRiziv aan te geven waar de vervangarts aan het werk is. De vervangarts laat zich best voor een bepaalde periode toevoegen aan een bestaande groepering. Een lid van de bestaande groepering moet hiervoor goedkeuring geven en vervolgens ontvangen beide partijen een mail ter bevestiging. 
  • De softwareleverancier van het EMD (en eventueel ook Hector) 
  • De leverancier van de online afsprakenagenda 
  • Het samenwerkend laboratorium 

Welke stempel wordt gebruikt tijdens de vervanging? 

Het is aan te bevelen bij elke vervanging een nieuw stempelkussen aan te maken. Tevens is het raadzaam steeds de te vervangen arts te vermelden op de stempel. Dit is handige informatie bij verwijzing of op voorschriften. De meeste drukkerijen kunnen tegen een kleine kost het stempelkussen van de stempel aanpassen en vervangen. 

Een voorbeeld:  

Dr. Carmen BINST 1-48976-16-004 
Vervangarts dr. …  
Adres praktijk 
Telefoonnummer praktijk 

Heb ik een KBO-nummer nodig? 

Indien u als zelfstandige inkomsten verwerft, dan doet u dat met uw eigen KBO-nummer op het adres van uw zelfstandige activiteit. U dient uw KBO-nummer niet telkens te wijzigen. Bij een vervanging is het mogelijk dat er inkomsten geïnd worden op het rekeningnummer van de praktijk, met een eigen KBO-nummer. Toch factureert u achteraf aan de praktijk en deze zal de onkosten op zijn beurt inbrengen bij de boekhouder. 

Moet de vervangarts wachten doen?  

In principe is het niet verplicht om wachten op te nemen. Echter, voor het behalen van de praktijkpremie is een inschrijving in de georganiseerde wachtdienst noodzakelijk. De vervangarts kan dit doen door aan te tonen dat hij eenmaal een beschikbaarheidshonorarium heeft ontvangen, of dat hij ingeschreven is in een huisartsenkring die hem vrijstelde van wachtdiensten.  

In welke kring moet de vervangarts zich inschrijven indien hij wachten wil doen?  

Hier bestaat weinig regelgeving rond. De vervangarts kan zich inschrijven in een wachtkring naar keuze. De meeste kringen hebben een bijzondere regeling voor vervangartsen. Men dient zich te informeren alvorens men zich inschrijft. 

Elektronisch Medisch Dossier (EMD)

Hoe zorgt men ervoor dat alle medische informatie van patiënten in het juiste EMD komt? 

Zorg steeds dat het eHealth-certificaat na de vervanging verwijderd wordt en ook, indien geïntegreerd in het medisch programma, de koppeling met Hector stopgezet wordt. We raden aan om de te vervangen arts te vermelden op de verwijsbrieven, zodat verslagen naar deze arts in kopie worden gestuurd.  Op deze manier gaat er zo weinig mogelijk informatie verloren.  

Kan de vervangarts na afloop van de vervanging de betalingen in het gebruikte medisch programma nog opvolgen? 

Bij de meeste medische programma’s is dit niet mogelijk. Na de vervanging wordt zijn/haar account gedeactiveerd, tenzij men de licentie blijft betalen. We adviseren de vervangarts om op de laatste dag van de vervanging een Excel file te trekken van de verstuurde tarificaties. Het is immers fiscaal verplicht een bewijsstuk bij te houden van je prestaties tot zeven jaar na dato.  

Wie betaalt de kosten van het medisch programma?  

Deze kosten worden in onderling overleg besproken. Bij de meeste medische programma’s kan de licentie van de te vervangen arts on hold worden gezet en tijdelijk worden overgenomen door de vervanger. Hieraan zijn geen kosten verbonden.  

Let op, het overnemen van de licentie van een HAIO zorgt meestal voor een bijkomende kost indien deze geen betalend account heeft.  

Het meest gangbare is dat de kosten voor het programma, indien deze er zijn, inbegrepen zijn in de besproken (percentuele) onkostenbijdrage.  

Financiële tegemoetkoming

Heeft de vervangarts recht op de geïntegreerde praktijkpremie?  

Iedere huisarts heeft recht op de premie als hij/zij aan de gestelde voorwaarden voldoet, waaronder inschrijving in de georganiseerde wachtdienst. Je kan dus best ieder jaar een aanvraag doen. Echter, als vervangarts is het niet eenvoudig om een hoog aantal punten te scoren gezien de grote impact van het hebben van GMD’s op de quotering. Hopelijk komt hier in de toekomst verandering in. We raden u aan om bij het indienen van de aanvraag, bij opmerkingen, te vermelden dat u vervangarts bent en daarom geen GMD’s kan innen.  

Een onkostennota opstellen: hoe en aan wie richt ik deze?   

De vervangarts stelt deze op ter attentie van de te vervangen arts of huisartsenpraktijk. Vermeld steeds het betaalde bedrag en de periode waarin u werkzaam was. Een voorbeeld van een onkostennota kunt u hieronder terugvinden.

Vervangingsovereenkomst

Hoe stel ik een vervangingsovereenkomst op?

Domus Medica beschikt over een modelovereenkomst voor een samenwerking van korte duur (vervanging). De overeenkomst is erop voorzien om verder ingevuld en aangepast te worden aan uw specifieke noden. De modellen zijn slechts op aanvraag te verkrijgen, maar u vindt hier alvast een voorsmaakje. 

Dient de vervangingsovereenkomst voorgelegd te worden aan de provinciale raad van de Orde der artsen?  

Deze verplichting is op heden niet meer opgenomen in de deontologische code. 

Financiële afspraken: de onkostenbijdrage van de vervangarts 

Een vervanging is iets tijdelijk en kan - in tegenstelling tot een associatie in een praktijk - nooit gezien worden als een investering. Als vervangarts bouwt u in feite niets op. U verwerft geen GMD-inkomsten en u krijgt geen permanente toegang tot 'vaste' patiënten. Na elke vervanging vertrekt u steeds met lege handen en begint u aan een andere vervanging met lege handen. Er is nooit zekerheid of u de volgende periode wel werk zal hebben.

Om die reden pleiten we om een beperkte onkostenbijdrage te vragen aan de vervangarts.

In overleg moeten beide partijen, de vervangingsarts en huisartsenpraktijk, tot een consensus komen over een billijke bijdrage die de vervangarts afstaat aan de huisartsenpraktijk. Dit omvat meestal een percentage van uw totaal verworven inkomsten tijdens de vervangperiode.

Hoe bepaalt u uiteindelijk de onkostenbijdrage: een leidraad 

Korte vervanging tot 1 maand of vervanging bij acute nood

Bij een korte vervanging van 4 weken of minder en bij onverwachte uitval (ziekte, ongeluk, …) is de kans op het vinden van een vervangarts klein en kunnen we stellen dat het gerechtvaardigd is om geen onkostenbijdrage af te staan

Vervanging 1 tot 6 maanden: vaste onkostenbijdrage tussen 0-15%

Dit percentage is te onderhandelen met de praktijk, afhankelijk van vele parameters. Hieronder geven we de voornaamste: 

  • Aantal patiëntencontacten: hoe hoger het geschat gemiddeld aantal patiëntencontacten en dus `jobzekerheid´, hoe hoger de onkostenbijdrage. 
  • Ondersteuning: ondersteuning vanuit de praktijk (bijvoorbeeld telesecretariaat, digitale agenda, praktijkverpleegkundige, ...) verhoogt de voorziene onkostenbijdrage. 
  • Beschikbaarheid: wenst de praktijk complete beschikbaarheid en geen ander werk of een uurrooster waarmee u andere activiteiten niet meer kunt combineren, kunt u een lagere onkostenbijdrage bedingen. 
  • Pendelafstand en –duur: dit spreekt voor zich. Hoe verder u moet of hoe langer u  onderweg bent, hoe minder tijd om inkomsten te verwerven.
  • Ervaring van de huisarts 

We suggereren een plafondbijdrage van 500 euro per maand. 

Vervanging > 6 maanden: inkomstengarantie met gemiddelde onkostenbijdrage van 10% 

Dit steunt op het principe om een onkostenbijdrage te betalen als men de drempel haalt van 50 patiëntencontacten/week bij een voltijdse tewerkstelling (= minimale werkgarantie). 

Dit gaat als volgt:

Bij een vervanging van 32u/week is er geen onkostenbijdrage voor de eerste vier gebruikte prestatieboekjes. Vanaf het 5e boekje is er een onkostenbijdrage van 30%, berekend op het verschil van de totale inkomsten minus de inkomsten van de eerste 4 boekjes. Dit wordt proportioneel doorgetrokken: bij 8u vervanging is er van het eerste prestatieboekje geen afdracht en een maximale afdracht/maand van 187,5 euro.

Verder is er bij 16u vervanging van de eerste 2 boekjes geen afdracht en een maximale afdracht/maand van 375 euro. Er is een plafondbijdrage van 750 euro per maand. Bovenstaande is een billijke verdeelsleutel: bij weinig werk hoeft u geen onkostenbijdrage te betalen, bij veel werk is er een plafond op de bijdrage en bij voldoende werk zal gemiddeld 10% worden afgedragen op de totale inkomsten.

Bijdragen in wijkgezondheidscentra of forfaitaire praktijken

Als ‘zelfstandige’ vervanghuisarts in een forfaitaire praktijk of in een wijkgezondheidscentra stellen we voor om een bruto-uurloon toe te passen van twee consultaties per uur. 

Het voordeel van het tarief van twee consultaties toe te passen, is dat we niet elk jaar opnieuw het tarief dienen te herbekijken. Als elke vervanghuisarts zich bovendien aan dit tarief houdt binnen forfaitaire praktijken, dan hoeft er niet onderhandeld/geconcurreerd te worden wat tijd en energie spaart zowel voor de praktijk als voor de vervangarts zelf.

Wat met de (telefoon)permanentie en beschikbaarheid bij urgenties?  

Maak op voorhand goede afspraken. In elke praktijk gelden er andere regels. Normaliter neemt de vervangarts het merendeel van de te vervangen arts zijn taken over, maar neemt deze geen bijkomende taken op zich. Spreek ook goed af over de verloning hiervan bij een grote vraag tot beschikbaarheid zonder financiële inkomsten via consultaties/uurloon. 

Checklist bij de zoektocht naar een passende praktijk

  • Ligging praktijk: is deze vlot bereikbaar met fiets, auto of openbaar vervoer; wat is de pendelafstand en duur; zijn er parkeermogelijkheden? 
  • Hoe ziet de patiëntenpopulatie eruit? Dit bepaalt mee het aandeel aan acute versus chronische pathologie en de diversiteit aan ziektebeelden. 
  • Gesproken talen in de praktijk, kan men over een tolk beschikken? 
  • Sociale kaart: heeft de praktijk een up-to-date doorverwijsgids? 
  • Grootte praktijk: solo-/duo-/groepspraktijk of netwerkpraktijk ? 
  • Praktijkvorm: forfaitair systeem (o.a. wijkgezondheidscentrum) met dokters in loondienst of betaling per prestatie? 
  • Wat is de duur van de vervanging en is er een vakantieregeling voor langere vervangingen? 
  • Welke uren en/of dagdelen in te vullen en is dit verder bespreekbaar? 
  • Hoeveel verwachte patiëntencontacten per dagdeel? 
  • Aandeel huisbezoeken in de praktijk en verdeling over de artsen? 
  • Wordt er een beschikbaarheid voor dringende oproepen verwacht? 
  • Aanwezigheid van onthaal/secretariaat of gebruik van een digitale agenda? 
  • Aanwezigheid van een collega-huisarts voor (praktische) ondersteuning tijdens de consultatie-uren? Zo niet, welke collega te contacteren en hoe (telefoon of email)? 
  • Is er een praktijkverpleegkundige en welke medische aktes doet zij? 
  • Welke medische software wordt gebruikt en is er vlot toegang tot ICT-support? 
  • Afspraken betreffende de telefoonuurtjes of consultaties zonder afspraak? 
  • Website huisartsenpraktijk? 
  • Wordt deelname aan de wachtdienst gevraagd? 
  • Is er een praktijkvisie
  • Informeer welke ICT-ondersteuning aanwezig is in de praktijk? 

Varia

Hoe kan de vervangarts ervoor zorgen dat de ziekenhuizen in de buurt hen niet als vaste arts voor een patiënt registreren, zodat brieven in de toekomst niet aan de vervangarts gericht worden?  

De vervangarts geeft bij voorkeur in verwijsbrieven en aan patiënten aan dat hij vervangarts is en raadt ook aan de GMD-houdende arts als vaste arts te registreren bij een ziekenhuisbezoek. 

Indien er toch een foute registratie in het ziekenhuis gebeurde, kan de patiënt dit best bij een volgende aanmelding rechtzetten of dient de vervangarts zelf het ziekenhuis te contacteren om dit te wijzigen.  

Kan ik mijn functie als vervangarts combineren met een andere job?  

Dat kan zeker. Bij een netto-inkomen van minder dan 1.341,95 euro/jaar beroepsinkomen vervallen de sociale bijdragen.  

Waar kan ik hulp vinden bij informaticaproblemen?  

Wilt u graag vervangingen doen of bent u op zoek naar een vervanger? 

In de rubriek medi-Jobs op de website van Domus Medica kunt u vacatures raadplegen alsook uzelf kandidaat stellen als vervangarts. 

Publicatie datum
14 dec 2021
Revisiedatum
12 sep 2022