Bij ‘overbelasting’ van een praktijk - om welke reden dan ook - garandeert de vervangarts continuïteit van de zorg in een praktijk die voor de patiënt gekend is. Op deze manier dienen patiënten niet doorverwezen te worden naar een andere praktijk en worden, noch de artsen van de (overbelaste) praktijk, noch de omringende collega’s, extra belast. De vervangarts past zich daarbij zo veel mogelijk aan de praktijkvisie aan.
De vervangarts krijgt zo de mogelijkheid om inkomsten te verwerven, verschillende praktijkervaringen op te doen en zichzelf op die manier te ontwikkelen als huisarts. De vervangarts ontlast de praktijk door zich te focussen op patiëntencontacten. Administratieve en praktijkorganisatorische taken worden hierbij tot een minimum beperkt.
Aangezien het voor de praktijk comfort biedt om met een vervangarts te werken, is het niet de hoofdbedoeling dat hieruit winst wordt gegenereerd.
Statuut van de huisarts: erkenning en accreditering
Wat houdt erkenning en accreditatie van de huisarts juist in?
Voor het aanvragen van erkenning en accreditering verwijzen we u door naar de checklist voor startende huisartsen.
Moet de vervangarts ingeschreven zijn in een LOK?
Om zijn accreditering te verkrijgen of te behouden, moet de vervangarts (zoals hierboven vermeld) ingeschreven zijn in een LOK en minstens deelgenomen hebben aan twee sessies.
Wat met de voorwaarden voor het sociaal statuut wanneer ik als vervangarts in een medisch huis werk?
Het sociaal statuut is een financiële tegemoetkoming voor zorgverleners die aan drie voorwaarden voldoen:
- beschikken over een erkenning of een goedgekeurd stageplan*;
- toegetreden zijn tot het nationaal akkoord artsen-ziekenfondsen;
- voldoende klinische activiteit hebben.
*Onder voorbehoud van publicatie in het Belgisch Staatsblad zullen basisartsen en huisartsen op basis van verworven rechten terug worden gelijkgesteld, op vlak van de basisvoorwaarden, met erkende artsen. De regelgeving met betrekking tot deze uitbreiding werd nog niet gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, maar zal wel van toepassing zijn vanaf premiejaar 2022. De effectieve toekenning en eventuele uitbetaling zijn dus onder voorbehoud van publicatie.
U dient een minimale gemiddelde wekelijkse beroepsactiviteit van 13 uur per week te hebben om in aanmerking te komen voor het maximale premiebedrag.
Het RIZIV beschikt enkel over de nomenclatuurverstrekkingen (prestaties) op uw naam. Voor de andere verstrekkingen vraagt men om hen de informatie te bezorgen die nodig is voor een goede beoordeling van uw situatie. U dient het attest m.b.t. de wekelijkse beroepsactiviteit toe te voegen aan de applicatie ProGezondheid in de evaluatieperiode (=juli-augustus van het premiejaar x+1) met als deadline 31 augustus van het premiejaar x+1.
Vroeger moest de vervangarts het aantal patiënten doorgeven dat men zag, terwijl men nu het aantal uren dat men werkt dient door te geven.
Rechten en plichten van de vervangarts
Moet de vervangarts ingeschreven zijn bij de Orde der artsen?
De vervangarts dient zich in te schrijven bij één van de elf Provinciale Ordes in de provincie waar hij zijn (hoofd)activiteit uitvoert. Hiermee is hij conform de regels, ook als hij vervangingen doet in huisartsenpraktijken die gelegen zijn in een andere provincie.
Meer informatie vindt u op de website van de Orde der artsen via www.ordomedic.be/nl/home.
Welke verzekeringen dient de vervangarts af te sluiten?
De Orde der artsen geeft aan dat alle artsen over een dekking beroepsaansprakelijkheid dienen te beschikken. Deze polis komt bij aansprakelijkheid van de vervangarts als eerste tussen en in tweede instantie komt de polis beroepsaansprakelijkheid van de te vervangen arts tussen.
Concreet, dient de vervangarts een verzekering Beroepsaansprakelijkheid en een verzekering Gewaarborgd Inkomen af te sluiten.
Wat als de vervangarts schade toebrengt aan het gebouw?
Dit is niet gedekt gezien dit noch om schade aan derden (vervangarts en de te vervangen arts hebben contractuele relatie) noch om beroepsaansprakelijkheid gaat.
Ook de familiale verzekering is hier niet van toepassing gezien het ongeval niet gebeurt in de privésfeer.
Welk adres moet de vervangarts opgeven bij het sociaal verzekeringsfonds?
Gezien het werkadres steeds verandert, is het raadzaam om het domicilieadres op te geven als vast adres en uitvalsbasis voor de vervangingen. Anders dient de vervangarts bij elke verandering een kost te betalen.
Wie moet de vervangarts op de hoogte stellen bij de start van een nieuwe vervanging?
- Het is verplicht via de webtoepassing van MyRiziv aan te geven waar de vervangarts aan het werk is. De vervangarts laat zich best voor een bepaalde periode toevoegen aan een bestaande groepering. Een lid van de bestaande groepering moet hiervoor goedkeuring geven en vervolgens ontvangen beide partijen een mail ter bevestiging.
- De softwareleverancier van het EMD (en eventueel ook Hector)
- De leverancier van de online afsprakenagenda
- Het samenwerkend laboratorium
- Optioneel kunnen ook PacsOnWeb, Vaccinnet, ... ingelicht worden indien dit een meerwaarde kan betekenen.
Mag ik als vervangarts werken onder de naam van de te vervangen arts?
Een vervangarts dient steeds in eigen naam de werkzaamheden van de te vervangen arts over te nemen. Zo wordt aangeraden dat de vervangarts bij elke opdracht een nieuw stempelkussen aan te maken. Tevens is het ook raadzaam om steeds de te vervangen arts te vermelden op de stempel. Dit is altijd handig bij doorverwijzingen of voor op de voorschriften. Wanneer u onder de naam van de te vervangen arts handelt, zonder uw eigen naam te vermelden op bijvoorbeeld de voorschriften, zou dit onder identiteitsfraude kunnen vallen. Om misverstanden te voorkomen en deontologisch correct te handelen, treedt u best op in eigen naam.
Welke stempel wordt gebruikt tijdens de vervanging?
Het is aan te bevelen bij elke vervanging een nieuw stempelkussen aan te maken. Tevens is het raadzaam steeds de te vervangen arts te vermelden op de stempel. Dit is handige informatie bij verwijzing of op voorschriften. De meeste drukkerijen kunnen tegen een kleine kost het stempelkussen van de stempel aanpassen en vervangen.
Een voorbeeld:
Dr. Carmen BINST 1-48976-16-004
Vervangarts dr. …
Adres praktijk
Telefoonnummer praktijk
Heb ik een KBO-nummer nodig?
Indien u als zelfstandige inkomsten verwerft, dan doet u dat met uw eigen KBO-nummer op het adres van uw zelfstandige activiteit. U dient uw KBO-nummer niet telkens te wijzigen. Bij een vervanging is het mogelijk dat er inkomsten geïnd worden op het rekeningnummer van de praktijk, met een eigen KBO-nummer. Toch factureert u achteraf aan de praktijk en deze zal de onkosten op zijn beurt inbrengen bij de boekhouder.
Moet de vervangarts wachten doen?
De kwaliteitswet bepaalt in artikel 21 dat artsen - wanneer voor hun beroep een permanentie georganiseerd wordt - daaraan moeten deelnemen. Iedere huisarts is verplicht om om deel te nemen aan de medische permanentie in de zone waar hij zijn beroep uitoefent. Indien het beroep als vervangarts wordt uitgeoefend in een bepaalde zone, valt de vervangarts dus onder deze verplichting.
Domus Medica ijvert voor aparte afspraken voor de vervangarts. In tussentijd roepen we de lokale huisartsenkringen op om pragmatisch om te gaan met de regelgeving: vervangartsen die kortdurende vervangingen doen, moeten om praktische redenen ook hun verplichting tot wacht in een andere regio kunnen vervullen.
Elektronisch Medisch Dossier (EMD)
Hoe zorgt men ervoor dat alle medische informatie van patiënten in het juiste EMD komt?
Zorg steeds dat het eHealth-certificaat na de vervanging verwijderd wordt en ook, indien geïntegreerd in het medisch programma, de koppeling met Hector stopgezet wordt. We raden aan om de te vervangen arts te vermelden op de verwijsbrieven, zodat verslagen naar deze arts in kopie worden gestuurd. Op deze manier gaat er zo weinig mogelijk informatie verloren.
Kan de vervangarts na afloop van de vervanging de betalingen in het gebruikte medisch programma nog opvolgen?
Bij de meeste medische programma’s is dit niet mogelijk. Na de vervanging wordt zijn/haar account gedeactiveerd, tenzij men de licentie blijft betalen. We adviseren de vervangarts om op de laatste dag van de vervanging een Excel file te trekken van de verstuurde tarificaties. Het is immers fiscaal verplicht een bewijsstuk bij te houden van je prestaties tot zeven jaar na dato.
Wie betaalt de kosten van het medisch programma?
Deze kosten worden in onderling overleg besproken. Bij de meeste medische programma’s kan de licentie van de te vervangen arts on hold worden gezet en tijdelijk worden overgenomen door de vervanger. Hieraan zijn geen kosten verbonden.
Let op, het overnemen van de licentie van een HAIO zorgt meestal voor een bijkomende kost indien deze geen betalend account heeft.
Het meest gangbare is dat de kosten voor het programma, indien deze er zijn, inbegrepen zijn in de besproken (percentuele) onkostenbijdrage.
Bestaan er specifieke licenties voor het gebruik van softwarepakketten door een vervangarts?
| Softwarepakket | Licentie | Kostprijs |
| CareConnect |
Situatie 1: Situatie 2: Situatie 3: |
Licentie wordt betaald door de te vervangen arts.
|
| HealthOne | De vervangarts kan niet op het account van de te vervangen arts. De vervangarts kan een (tijdelijke) gebruiker aanmaken of laten aanmaken door de helpdesk. | Aanvanglicentie mogelijk per maand |
| Daktari |
De vervangarts dient een eigen licentie aan te vragen voor deze periode. Daktari biedt een goedkopere licentie aan voor vervangartsen.
Vanaf 12 maanden betaalt de vervangarts een jaarcontract. |
125€/maand (excl. btw, 1-5 maanden) 185€/maand (excl. btw, 6-12 maanden) 1850€/jaar (excl. btw) |
| Nexuzhealth pro voor huisartsen |
De vervangarts kan met een eigen account en slechts 1 licentie voor verschillende praktijken werken. Nexuzhealth pro werkt met een gedeeld patiëntendossier, waarbij de toegang afhankelijk is van de therapeutische relatie met de patiënt. Zolang de vervangarts binnen de praktijk actief is, zal hij/zij de patiënten van de praktijk kunnen opzoeken en de therapeutische relatie kunnen bevestigen. |
€1.600 (incl. btw) |
| Medispring |
De arts die een vervanging doet, dient een mail te sturen naar facture@medispring.be om de periode, de naam van de vervangarts en de reden toe te lichten. Klik hier voor meer informatie. |
Gratis |
Financiële tegemoetkoming
Heeft de vervangarts recht op de geïntegreerde praktijkpremie?
Iedere huisarts heeft recht op de premie als hij/zij aan de gestelde voorwaarden voldoet, waaronder inschrijving in de georganiseerde wachtdienst. Je kan dus best ieder jaar een aanvraag doen. Echter, als vervangarts is het niet eenvoudig om een hoog aantal punten te scoren gezien de grote impact van het hebben van GMD’s op de quotering. Hopelijk komt hier in de toekomst verandering in. We raden u aan om bij het indienen van de aanvraag, bij opmerkingen, te vermelden dat u vervangarts bent en daarom geen GMD’s kan innen.
Een onkostennota opstellen: hoe en aan wie richt ik deze?
De vervangarts stelt deze op ter attentie van de te vervangen arts of huisartsenpraktijk. Vermeld steeds het betaalde bedrag en de periode waarin u werkzaam was. Een voorbeeld van een onkostennota kunt u hieronder terugvinden.
Vervangingsovereenkomst
Hoe stel ik een vervangingsovereenkomst op?
Domus Medica beschikt over een modelovereenkomst voor een samenwerking van korte duur (vervanging). De overeenkomst is erop voorzien om verder ingevuld en aangepast te worden aan uw specifieke noden. De modellen zijn slechts op aanvraag te verkrijgen, maar u vindt hier alvast een voorsmaakje.
Dient de vervangingsovereenkomst voorgelegd te worden aan de provinciale raad van de Orde der artsen?
Deze verplichting is op heden niet meer opgenomen in de deontologische code.
Financiële afspraken: de onkostenbijdrage van de vervangarts
Een vervanging is iets tijdelijk en kan - in tegenstelling tot een associatie in een praktijk - nooit gezien worden als een investering. Als vervangarts bouwt u in feite niets op. U verwerft geen GMD-inkomsten en u krijgt geen permanente toegang tot 'vaste' patiënten. Na elke vervanging vertrekt u steeds met lege handen en begint u aan een andere vervanging met lege handen. Er is nooit zekerheid of u de volgende periode wel werk zal hebben.
Om die reden pleiten we om een beperkte onkostenbijdrage te vragen aan de vervangarts.
In overleg moeten beide partijen, de vervangingsarts en huisartsenpraktijk, tot een consensus komen over een billijke bijdrage die de vervangarts afstaat aan de huisartsenpraktijk. Dit omvat meestal een percentage van uw totaal verworven inkomsten tijdens de vervangperiode.
Hoe bepaalt u uiteindelijk de onkostenbijdrage: een leidraad
Korte vervanging tot 1 maand of vervanging bij acute nood
Bij een korte vervanging van 4 weken of minder en bij onverwachte uitval (ziekte, ongeluk, …) is de kans op het vinden van een vervangarts klein en kunnen we stellen dat het gerechtvaardigd is om geen onkostenbijdrage af te staan
Vervanging 1 tot 6 maanden: vaste onkostenbijdrage tussen 0-15%
Dit percentage is te onderhandelen met de praktijk, afhankelijk van vele parameters. Hieronder geven we de voornaamste:
- Aantal patiëntencontacten: hoe hoger het geschat gemiddeld aantal patiëntencontacten en dus `jobzekerheid´, hoe hoger de onkostenbijdrage.
- Ondersteuning: ondersteuning vanuit de praktijk (bijvoorbeeld telesecretariaat, digitale agenda, praktijkverpleegkundige, ...) verhoogt de voorziene onkostenbijdrage.
- Beschikbaarheid: wenst de praktijk complete beschikbaarheid en geen ander werk of een uurrooster waarmee u andere activiteiten niet meer kunt combineren, kunt u een lagere onkostenbijdrage bedingen.
- Pendelafstand en –duur: dit spreekt voor zich. Hoe verder u moet of hoe langer u onderweg bent, hoe minder tijd om inkomsten te verwerven.
- Ervaring van de huisarts
We suggereren een plafondbijdrage van 500 euro per maand.
Vervanging > 6 maanden: inkomstengarantie met gemiddelde onkostenbijdrage van 10%
Dit steunt op het principe om een onkostenbijdrage te betalen als men de drempel haalt van 50 patiëntencontacten/week bij een voltijdse tewerkstelling (= minimale werkgarantie).
Dit gaat als volgt:
Bij een vervanging van 32u/week is er geen onkostenbijdrage voor de eerste vier gebruikte prestatieboekjes. Vanaf het 5e boekje is er een onkostenbijdrage van 30%, berekend op het verschil van de totale inkomsten minus de inkomsten van de eerste 4 boekjes. Dit wordt proportioneel doorgetrokken: bij 8u vervanging is er van het eerste prestatieboekje geen afdracht en een maximale afdracht/maand van 187,5 euro.
Verder is er bij 16u vervanging van de eerste 2 boekjes geen afdracht en een maximale afdracht/maand van 375 euro. Er is een plafondbijdrage van 750 euro per maand. Bovenstaande is een billijke verdeelsleutel: bij weinig werk hoeft u geen onkostenbijdrage te betalen, bij veel werk is er een plafond op de bijdrage en bij voldoende werk zal gemiddeld 10% worden afgedragen op de totale inkomsten.
Bijdragen in wijkgezondheidscentra of forfaitaire praktijken
Als ‘zelfstandige’ vervanghuisarts in een forfaitaire praktijk of in een wijkgezondheidscentra stellen we voor om een bruto-uurloon toe te passen van twee consultaties per uur.
Het voordeel van het tarief van twee consultaties toe te passen, is dat we niet elk jaar opnieuw het tarief dienen te herbekijken. Als elke vervanghuisarts zich bovendien aan dit tarief houdt binnen forfaitaire praktijken, dan hoeft er niet onderhandeld/geconcurreerd te worden wat tijd en energie spaart zowel voor de praktijk als voor de vervangarts zelf.
Wat met de (telefoon)permanentie en beschikbaarheid bij urgenties?
Maak op voorhand goede afspraken. In elke praktijk gelden er andere regels. Normaliter neemt de vervangarts het merendeel van de te vervangen arts zijn taken over, maar neemt deze geen bijkomende taken op zich. Spreek ook goed af over de verloning hiervan bij een grote vraag tot beschikbaarheid zonder financiële inkomsten via consultaties/uurloon.
Checklist bij de zoektocht naar een passende praktijk
- Ligging praktijk: is deze vlot bereikbaar met fiets, auto of openbaar vervoer; wat is de pendelafstand en duur; zijn er parkeermogelijkheden?
- Hoe ziet de patiëntenpopulatie eruit? Dit bepaalt mee het aandeel aan acute versus chronische pathologie en de diversiteit aan ziektebeelden.
- Gesproken talen in de praktijk, kan men over een tolk beschikken?
- Sociale kaart: heeft de praktijk een up-to-date doorverwijsgids?
- Grootte praktijk: solo-/duo-/groepspraktijk of netwerkpraktijk ?
- Praktijkvorm: forfaitair systeem (o.a. wijkgezondheidscentrum) met dokters in loondienst of betaling per prestatie?
- Wat is de duur van de vervanging en is er een vakantieregeling voor langere vervangingen?
- Welke uren en/of dagdelen in te vullen en is dit verder bespreekbaar?
- Hoeveel verwachte patiëntencontacten per dagdeel?
- Aandeel huisbezoeken in de praktijk en verdeling over de artsen?
- Wordt er een beschikbaarheid voor dringende oproepen verwacht?
- Aanwezigheid van onthaal/secretariaat of gebruik van een digitale agenda?
- Aanwezigheid van een collega-huisarts voor (praktische) ondersteuning tijdens de consultatie-uren? Zo niet, welke collega te contacteren en hoe (telefoon of email)?
- Is er een praktijkverpleegkundige en welke medische aktes doet zij?
- Welke medische software wordt gebruikt en is er vlot toegang tot ICT-support?
- Afspraken betreffende de telefoonuurtjes of consultaties zonder afspraak?
- Website huisartsenpraktijk?
- Wordt deelname aan de wachtdienst gevraagd?
- Is er een praktijkvisie?
- Informeer welke ICT-ondersteuning aanwezig is in de praktijk?
Varia
Hoe kan de vervangarts ervoor zorgen dat de ziekenhuizen in de buurt hen niet als vaste arts voor een patiënt registreren, zodat brieven in de toekomst niet aan de vervangarts gericht worden?
De vervangarts geeft bij voorkeur in verwijsbrieven en aan patiënten aan dat hij vervangarts is en raadt ook aan de GMD-houdende arts als vaste arts te registreren bij een ziekenhuisbezoek.
Indien er toch een foute registratie in het ziekenhuis gebeurde, kan de patiënt dit best bij een volgende aanmelding rechtzetten of dient de vervangarts zelf het ziekenhuis te contacteren om dit te wijzigen.
Kan ik mijn functie als vervangarts combineren met een andere job?
Dat kan zeker. Bij een netto-inkomen van minder dan 1.341,95 euro/jaar beroepsinkomen vervallen de sociale bijdragen.
Waar kan ik hulp vinden bij informaticaproblemen?
- Betreffende de softwarepakketten: https://www.eenlijn.be/ (tool praktisch klassikaal!) of bij de leverancier
- Betreffende de eHealth diensten: http://ned.mycarenet.be/ of via MyRiziv
- Bij algemene problemen: https://www.eenlijn.be/ of privaat betalende informaticadiensten gespecialiseerd in de medische sector
Wilt u graag vervangingen doen of bent u op zoek naar een vervanger?
In de rubriek medi-Jobs op de website van Domus Medica kunt u vacatures raadplegen alsook uzelf kandidaat stellen als vervangarts.