Toekomst van de huisartsenkringen - een handleiding voor de praktijk
Er komen heel wat uitdagingen op de huisartsenkringen af. Dit biedt opportuniteiten, maar het stelt ons ook voor uitdagingen. De komende jaren zullen we verder moeten investeren in een sterke huisartsenvertegenwoordiging zodat we onze stempel kunnen drukken op het gezondheidszorglandschap in Vlaanderen en in de regio van onze huisartsenkring.
De huisartsenkring is steeds een plaats geweest van innovatie voor de huisartsgeneeskunde. In dit draaiboek schetsen we hoe we, in die veranderende zorgcontext, via de huisartsenkringen die sterke huisartsenvertegenwoordiging kunnen blijven garanderen. Aan de hand van praktische voorbeelden kan u met uw kringbestuur zelf de oefening maken voor uw huisartsenkring, en zo een toekomstplan uitwerken voor uw huisartsenkring.
Op de jaarlijkse kringvergadering kreeg iedere deelnemer gratis een gedrukt exemplaar. Heeft uw huisartsenkring nog geen gedrukt exemplaar ontvangen, dan kan u dit gratis (voor kringen die lid zijn van Domus Medica) bestellen via gert.merckx@domusmedica.be.
Wenst u meerdere gedrukte exemplaren dan kunnen huisartsenkringen (lid Domus Medica) deze bestellen aan 4 euro per boekje (inclusief verzendingskost). (voor niet-leden bedraagt de kostprijs 10 euro per boekje).
De huisartsen nemen een centrale rol op in de gezondheidszorg. De huisartsenkring biedt een backoffice-structuur aan die de eerstelijnshuisartspraktijken ondersteunt in het realiseren van een zo hoog mogelijke kwaliteit van zorg. Deze backoffice structuur kunnen we enkel waarmaken via een verdere professionalisering van de huisartsenkring. Domus Medica ondersteunt deze ontwikkeling.
Generisch model huisartsenkring
Het generisch model van de kringfuncties bevat de functies die in elke huisartsenkring of samenwerkingsverband van huisartsenkringen zouden moeten aanwezig zijn. Het is als het ware een inventaris van de uiteenlopende functies die een kring kan vervullen. Het generisch model werd vanuit de kringen zelf uitgewerkt.
Hoe professionaliseren
Domus Medica organiseert regelmatig vormingen rond de professionalisering van de huisartsenkringen. Zo ook op de huisartsenconferentie van 6 oktober 2018: Welke toekomst is er weggelegd voor de huisartsenkringen? Optimaliserend en innoverend denken in de huisartsenkring, wachtpost of eerstelijnszone.
Welke verantwoordelijkheden/takenpakketten krijgen wij er de komende jaren bij? Wat kan de Kring betekenen voor haar eigen artsen? Dus niet alleen het invullen van verplichtingen vanuit de overheid, maar hoe kan de Kring er echt zijn voor haar achterban? Hoe kunnen we dit als kringbestuur op een optimaliserende en innoverende manier aanpakken?
Op een AV kan u uw leden overtuigen van uw toekomstvisie. Deze presentatie (professionalisering huisartsenkring – een noodzaak) kan u hier alvast voor gebruiken. U vult deze best aan met lokale, tastbare voorbeelden voor de huisartsen.
Kringcoördinatie
De kringcoördinator neemt een belangrijke taak op binnen de professionele kringstructuur. De kringcoördinator ressorteert onder de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering. Het takenpakket is divers en kan van huisartsenkring tot huisartsenkring verschillen. Algemeen werkt de kringcoördinator beleidsondersteunend, is de kringcoördinator het eerste aanspreekpunt van de kring en staat de kringcoördinator in voor het management van personeel, financiën, projectwerking, …
Wil u uw huisartsenkring ook laten ondersteunen door een kringcoördinator, dan kan u onderstaande takenpakket in overweging nemen.
Doelstelling kringcoördinatie
De kringcoördinator neemt volgende taken en verantwoordelijkheden op.
- Administratieve taken – Kringniveau
- Raad van Bestuur
- Voorbereiden
- Agenda opmaken
- Verslaggeving
- Opvolging
- Communicatie beslissingen naar achterban
- Logistieke ondersteuning
- Algemene vergadering
- Logistieke ondersteuning
- Communicatie beslissingen naar achterban
- Opvolging
- Verslaggeving
- Agenda opmaken
- Voorbereiden
- Beleid rond verzekeringen
- Opmaak jaarverslag
- Gegevens kring actief houden op de sociale kaart
- Statuten aanpassen indien nodig
- Agenda Kring beheren
- Subsidieaanvragen
- Opvolging Impulseo I zones (administratief op vraag van de overheid)
- Raad van Bestuur
- Personeel
- Aanspreekpunt/coach personeel
- Aanspreekpunt sociaal secretariaat
- Loonadministratie
- Organisatie functioneringsgesprekken
- Financiën
- Betaling facturen (mogelijk door administratief verantwoordelijke)
- Opmaak facturen (mogelijk door administratief verantwoordelijke)
- Opvolging betaling facturen
- Boekhouding Artsenkring
- Administratie rond lidgelden en bijdragen (mogelijk door administratief verantwoordelijke)
- Opmaak begroting
- Vrijwilligersvergoedingen
- UBO-register up to date houden
- Overleg partners (eerste lijn, tweede lijn,…)
- Organisatie overleg: datum, locatie, uitnodiging, voorbereiding..
- Logistieke ondersteuning
- Verslaggeving
- Opvolging
- Communicatie naar achterban
- Beleidsondersteunend
- Toekomstvisie
- Beleid mee uitstippelen
- Opmaak beleidsplan
- Aanspreekpunt huisartsen en andere beroepsgroepen – opvolging problemen en vragen.
- Netwerking
- Gemeenten
- Samenwerking gemeenten rond projecten en gezondheidsinitiatieven
- Rampenplanning
- Projectwerking
- Vertegenwoordiging in stuur- en werkgroepen van partners
- Bijscholing:
- Organisatie
- Uitnodiging
- voorbereiding
- opvolging
- Communicatie
- Website
- Mailinglijsten beheren
- Communicatie naar achterban en partners
- Nieuwsbrief
- Oplossen IT-problemen
- Beheer infrastructuur
- Beheer lokalen, vergaderzaal
- Oplossing problemen
- Logistieke ondersteuning Artsenkring (keuken, vuilniszakken,…)
- Aanspreekpunt stakeholders
- Huisartsen, 1ste lijn, 2de lijn, …
Nuttige links en informatie
In deze presentatie krijgt u een algemeen beeld van het takenpakket en de meerwaarde van een kringcoördinator voor de huisartsenkring.
Kringcoördinatorenoverleg
Intervisie tussen kringcoördinatoren is erg belangrijk.
Het volgende kringcoördinatorenoverleg vindt plaats op 25 september 2018 (11u-14u bij Domus Medica)
Administratief verantwoordelijke huisartsenkring
De administratief verantwoordelijke van de huisartsenkring ressorteert onder het kringbestuur en de kringcoördinator van de huisartsenkring
Doelstelling
De administratief verantwoordelijke van de huisartsenkring kan volgende taken opnemen:
- Telefonie
- Opvolging lidgeld en wachtgeld
- Verantwoordelijke “kantoor” (papier, postzegels, printer, …)
- Logistiek voor vergaderingen van de kring (reservatie vergaderzaal, bestellen catering, aanwezigheidslijst, eventueel klaarzetten en opruimen vergaderzaal)
- Ondersteuning bestuur
- Overleg bij problemen
- Administratie kring (agendabeheer)
- Administratie aangaande verzekeringen
- Post – administratieve afhandeling papierwerk
- Financiën
- Betaling facturen
- Opmaak facturen
- Administratie rond lidgelden en bijdragen
- Wachtdienstorganisatie
- Jaarlijsten verzamelen
- Ingeven in Mediwacht/Permamed/Introlution
- Tweemaandelijks laten controleren door WDO-verantwoordelijken en via Medega doorsturen aan RIZIV
- Wachtwissels opvolgen en doorvoeren
- Controleren wie vrijgesteld is
- Problemen doorschakeling oplossen
- Administratieve ondersteuning bij wachtdienst:
- Installeren en helpdeskfunctie
- Resultaten centraliseren, verwerken en doorgeven aan RIZIV (in vorm van jaarverslag)
- Conflicten bijhouden
- Bijscholingen en logistieke organisatie
- zaal reserveren
- technisch materiaal
- ondersteuning ter plaatse
- accreditering doorgeven (aanwezigheidslijsten updaten en naar RIZIV versturen)
- administratie vooraf
- uitnodiging opmaken en versturen
- uitnodiging op website zetten en op Mediwacht toevoegen
- inschrijvingen bijhouden en verwerken
- fiscaal attest spreker
- wegbeschrijving aan spreker
- communicatie met sponsor
- factuur sponsor opmaken
- sprekersmap maken
- onthaal
- PowerPoint opstellen
- syllabus opmaken en laten printen
- evaluatie verwerken en bedanking aan spreker
- PowerPoint laten publiceren op website kring
- Nieuwsbrief en website: administratieve ondersteuning
- Opvragen en verzamelen artikels
- Versturen en up to date houden
- Ontvangt de contactformulieren die op de website worden ingevuld
- Database
- Bijhouden adreswijzigingen (pensionering, verhuizing, overlijden, …)
- Bijhouden gegevens nieuwe HAIO’s
- Medega
- Gepensioneerde / overleden artsen verwijderen
- Vrijgestelde artsen als vrijgesteld aanduiden
- Nieuwe artsen
- Toevoegen aan database
- Op Medega toevoegen
- Begeleiden bij het aanpassen van hun gegevens (rekeningnummer, …)
- Mediwacht/permamed/introlution
- Adreswijzigingen doorvoeren
- Nieuwe artsen toevoegen
- Administratieve personeelszaken
Nuttige links en informatie
Beheer wachtdienst: De organisatie van de wachtdienst en wachtdienstverdeling kan in verschillende systemen gebeuren:
- Mediwacht: www.mediwacht.be
- Introlution: www.introlution.be
- Permamed: www.permamed.be
- Medega (beschikbaarheidshonoraria): Beschikbaarheidshonoraria aanvragen
- Jaarverslag kring: Om erkend te blijven, moet een huisartsenkring jaarlijks een jaarverslag opmaken over de uitvoering van de opdrachten, met inbegrip van een financieel verslag.
HR management huisartsenkring
Door de professionalisering van de huisartsenkringen nemen een aantal kringen één of meerdere personeelsleden aan om de kring te ondersteunen. Een verantwoordelijke voor het kringpersoneelsmanagement kan het personeelsgebeuren in de kring ondersteunen.
Verantwoordelijke HR management huisartsenkring
De verantwoordelijke HR management huisartsenkring ressorteert onder de Raad van Bestuur van de huisartsenkring
Doelstelling
De verantwoordelijke HR management van de huisartsenkring voert volgende taken uit:
- Minimale taken:
- Rekruteert personeel indien nodig: bepalen van profiel aan de hand van de functie-omschrijving, ingegeven door RVB of Stuurgroep LMN / plaatsen van vacature/ selectie van personeelslid uit kandidaten
- Afspraken rond verloning (paritair comité) en juridische regels in samenwerking met sociaal secretariaat.
- Afspraken over beschikbaarheid personeel (Voor maximale bezetting secretariaat): ziekte/zwangerschap/ontslag
- Functioneringsgesprek en evaluatiegesprek
- Bijscholing van personeel: afspraken ivm volgen cursussen of verwerven van bekwaamheden.
- HR beleid van de huisartsenkring uittekenen
- De HR verantwoordelijke legt verantwoording af aan de Raad van Bestuur, aan het Dagelijks bestuur of aan de Voorzitter.
- De HR verantwoordelijke kan een huisarts zijn of extern medewerker, bijvoorbeeld de Kringcoördinator bij meerdere personeelsleden