Het bestuur van een kring bestaat meestal uit een kringvoorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester en andere kringbestuursleden. De algemene vergadering benoemt de bestuurders. Zijn er onvoldoende kandidaten (minder dan drie), dan blijven (een deel van) de bestaande bestuurders op post om toch te allen tijde een minimale bezetting van drie bestuurders te houden. Men stelt zich op de algemene vergadering enkel kandidaat als bestuurder, zonder verdere opdeling naar bevoegdheden.
Pas als de bestuurders verkozen zijn, zal in de eerste raad van bestuur een verdeling van de mandaten gemaakt worden. Als er geen voorzitter kan verkozen worden, dan is van rechtswege de oudste bestuurder de voorzitter. Op basis van de vzw-wet als dusdanig is er geen verplichting om een voorzitter aan te duiden, wat dan echter enkel betekent dat de volledige raad van bestuur zwaarder belast wordt.
De taken van de meest courante bestuursfuncties werden door Domus Medica in kaart gebracht.De vzw-wetgeving moet strikt toegepast worden door het kringbestuur. Vzw’s zijn immers onderhevig aan een specifieke regelgeving. Zowel voor de oprichting van een nieuwe als voor het beheer van een bestaande vzw is het belangrijk hierop enig zicht te hebben. In deze gids leest u meer over de verplichtingen op juridisch, boekhoudkundig en fiscaal vlak.
Kringvoorzitter
De kringvoorzitter ressorteert onder de Algemene Vergadering van de huisartsenkring en de Raad van Bestuur van de huisartsenkring.
Doelstelling
- De voorzitter is de hoofdverantwoordelijke van de vzw. Hij ondertekent alle documenten in naam van de vzw.
- Voorzitter van de Raad van Bestuur en eindverantwoordelijke voor bestuursvergaderingen.
- De voorzitter stelt de agenda op voor de bestuur- en algemene vergaderingen. Hij zit deze vergaderingen voor en zorgt voor een goede besluitvorming. Hierbij kan de hulp geboden worden van administratief personeel.
- Aanwezigheid op het dagelijks bestuur.
- Hij is eindverantwoordelijke van de planning, het beleid, de doelstellingen, de missie en visie van de vzw. Hierbij krijgt hij de hulp van de Raad van Bestuur en administratief personeel.
- Het coördineren van het bestuursbeleid en in het algemeen het initiëren van en zorgen voor een goed verloop van de noodzakelijke werkzaamheden.
- Aanspreekpunt voor overheden en andere instanties.
- Gezicht van de vzw. De voorzitter staat de pers te woord.
- Eindverantwoordelijke van publicaties en andere communicatievormen van de vereniging. De redactionele taken worden opgenomen door andere artsen of door administratief personeel.
- Netwerking
- Vertegenwoordigen van de huisartsenkring naar loco-regionale, provinciale, gewestelijke, federale, internationale overheden.
- Het samenstellen van het jaarverslag.
Kerninformatie
Zie eigen statuten
- De Raad van Bestuur en zo ook de voorzitter ressorteert onder de Algemene Vergadering. De algemene vergadering benoemt onder haar werkende leden de leden van de raad van bestuur, zo ook de voorzitter.
- De voorzitter wordt verkozen voor een periode van 4 jaar. Het mandaat van voorzitter is hernieuwbaar, maar beperkt tot 2 termijnen.
- Het ontslag van de voorzitter gebeurt via een schrijven gericht naar de ondervoorzitter van de Raad van Bestuur.
- De afzetting van een voorzitter gebeurt zoals beschreven in de statuten.
- De voorzitter kan geen personeelslid van de vereniging zijn.
- De functie van voorzitter is onverenigbaar met een andere bestuursfunctie.
- De voorzitter roept de bestuursraad bijeen en zit de vergadering voor. Indien hij belet of afwezig is wordt de vergadering voorgezeten door diens plaatsvervanger.
- De raad van bestuur benoemt en ontslaat de leden van het personeel van de vereniging, en bepaalt hun taken en bezoldigingen. De voorzitter is in dit kader eindverantwoordelijke.
- De raad van bestuur moet de geldige beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren. De voorzitter is hierin eindverantwoordelijke.
- De raad van bestuur vaardigt alle huishoudelijke reglementen uit die hij nodig acht en die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering. De voorzitter is hierin de eindverantwoordelijke.
Kringondervoorzitter
De kringondervoorzitter ressorteert onder de Algemene Vergadering van de huisartsenkring en de Raad van Bestuur van de huisartsenkring.
Doelstelling
- De ondervoorzitter vervangt de voorzitter wanneer deze verhinderd is zijn opdracht uit te oefenen en staat de voorzitter bij in zijn leidende functie.
- Taken zie dus ook “voorzitter”.
- Als de voorzitter voortijdig ontslag neemt en aan zijn mandaat een einde komt, wordt hij tijdelijk vervangen door de ondervoorzitter.
- Aanwezigheid op het wekelijks dagelijks bestuur van de huisartsenkring.
Overleg met coördinatoren samen met voorzitter en penningmeester over lopende zaken. - Aanwezigheid op de Raad van Bestuur van de huisartsenkring
- In overleg met de voorzitter, samen of ter vervanging, volgens interesse en expertise, vertegenwoordiger in externe overlegorganen.
- Toezicht houden op jaarlijkse verslagen (inhoudelijk en financieel) voor overheden.
Kerninformatie
Zie eigen statuten
Kringsecretaris
De kringsecretaris ressorteert onder de Algemene Vergadering, Raad van Bestuur en voorzitter van de huisartsenkring
Doelstelling
De taken van een secretaris zijn niet wettelijk vastgelegd. Een greep uit mogelijke taken van een secretaris zijn hieronder terug te vinden. Wanneer de huisartsenkring personeel heeft aangesteld kunnen een deel van deze taken gedelegeerd worden naar het personeel.
- De secretaris tekent mee de statuten en belangrijke documenten van de huisartsenkring/vereniging, tenzij anders vastgelegd in de statuten.
- De secretaris en de voorzitter vertegenwoordigen de vereniging. (voorbeeld: indien uw huisartsenkring wordt opgeroepen bij de Orde der Geneesheren voor een toelichting, dan zullen de voorzitter en de secretaris opgeroepen worden).
- De administratieve en logistieke ondersteuning van een vergadering (agenda, uitnodiging, voorbereiding, vergaderzaal huren, opvolging,..). Het maken van notulen tijdens vergaderingen.
- De opmaak van brieven, uitnodigingen en e-mails in naam van de huisartsenkring. Deze documenten worden steeds goedgekeurd door de Raad van Bestuur.
- Ledenadministratie
- Aanwezigheid op het wekelijks dagelijks bestuur van de huisartsenkring.
Overleg met coördinatoren samen met voorzitter en penningmeester over lopende zaken. - Aanwezigheid op de Raad van Bestuur van de huisartsenkring
- In overleg met de voorzitter, samen of ter vervanging, volgens interesse en expertise, vertegenwoordiger in externe overlegorganen.
- Toezicht houden op jaarlijkse verslagen (inhoudelijk en financieel) voor overheden.
Kerninformatie
Zie eigen statuten.
Kringpenningmeester
De kringpenningmeester ressorteert onder de Algemene Vergadering van de huisartsenkring, het bestuur van de huisartsenkring en de voorzitter van de huisartsenkring.
Doelstelling
De taken van een penningmeester zijn niet wettelijk vastgelegd. Een greep uit mogelijke taken van een penningmeester zijn hieronder terug te vinden. Wanneer de Kring personeel heeft aangesteld kunnen een deel van deze taken gedelegeerd worden naar het personeel. Bovendien kan de penningmeester in al deze taken ondersteund worden door een boekhouder.
- Het bijhouden van de boekhouding (inkomsten/uitgaven)
- Betaling en opmaak van facturen.
- Eindverantwoordelijke voor de financiën van de vzw.
- Beheren van de verschillende rekeningen van de projecten en de kringwerking.
- Verantwoordelijkheid over het vorderen en uitbetalen van gelden. De controle hierop wordt gefaciliteerd door onlinebanking.
- Contactpersoon bij de bank. Dient financiële documenten te ondertekenen. Handtekening nodig bij opening en afsluiting rekeningen.
- Voorstelling en toelichting van de financiën op de Algemene Vergadering.
- Opmaak van de jaarlijkse of meerjaarlijkse begroting.
- Opmaak van het financieel verslag. Toezicht houden op de jaarlijkse financiële verslagen. Regelmatig financieel verslag uitbrengen, minstens éénmaal per jaar in de algemene vergadering.
- Eindverantwoordelijke boekhouding inzake subsidiedossiers.
- Best kennis hebben van vzw-wetgeving.
- Indien nodig op zoek gaan naar nieuwe inkomsten (sponsoring, projecten, subsidies,…)
- Indien zo vastgelegd door de Raad van Bestuur kan de penningmeester ook personeelszaken opnemen, verzorgt hij contacten met het sociaal secretariaat, stelt barema’s, personeelscontracten,… op. Eventueel eindverantwoordelijke voor het personeelsbeleid, uitbetaling van de lonen,…
- Organisatie van een jaarlijks overleg met de kascommissarissen. Deze kascommissarissen kijken de boeken na en keuren het financieel verslag goed.
- Verantwoordelijk voor de briefwisseling, voor zover dit betrekking heeft op de uitvoering van de financiële verantwoordelijkheden
- Ondertekening en bijhouden van alle van hem uitgaande stukken en afschriften
- Opstellen van een jaarbalans over het afgelopen werkingsjaar en een begroting voor het komende werkingsjaar.
- Overleg met de externe boekhouder die jaarlijks de boekhouding controleert
- Aanwezigheid op het dagelijks bestuur.
- Delegeren van taken aan het kringsecretariaat.
Kerninformatie
Zie eigen statuten.
Kringbestuurslid
Ieder kringbestuurslid ressorteert onder de Algemene Vergadering van de huisartsenkring.
Doelstelling
Taken van een bestuurslid:
- De RVB bijwonen en mede het beleid van de huisartsenkring uitstippelen.
- De bestuursfunctie helpen kiezen of er zelf één van opnemen: voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester.
- Als lid van de RVB de vereniging vertegenwoordigen in:
- Roerende en onroerende handelingen
- Eventuele gerechtelijke handelingen
- Personeelszaken
- Opstellen van huishoudelijk regelement
- Overhevelen van bevoegdheden naar bestuursleden of externen
- Lidgeld/wachtgeld bepalen
- Resultatenrekening controleren en begroting opstellen ter voorlegging aan de AV, zowel van de Kring als van LMN
- Contacten in de regio ( politie, OCMW, Gemeentebestuur, etc..)
- Contacten op de eerste lijn: PN, LOGO, SEL,etc…
- Contacten met de tweede lijn: ziekenhuizen in de regio
- Externe contacten met verenigingen van huisartsen: Provinciaal Platform, Domus Medica
- Handelen volgens de statuten van de kring
- Visie opbouwen en beleidsplannen maken
- Kritische reflectie en feedback geven (fungeren als klankbord) over het geheel van activiteiten
- Voorstellen formuleren in het verantwoordelijke domein
- Concrete plannen uitwerken in het verantwoordelijke domein
- Activiteiten organiseren in het verantwoordelijke domein
- De vereniging vertegenwoordigen
Kerninformatie
- Gekozen door de Algemene Vergadering van de Kring
- Verantwoordelijkheid verschuldigd binnen de Raad van Bestuur en via deze aan de AV.
- Een bestuurslid handelt binnen de Raad van Bestuur , die naar buiten optreedt als college. De handelingen gesteld door een bestuurslid, zijn dus de verantwoordelijkheid van de ganse RVB. Een bestuurslid kan specifieke taken opnemen binnen de RVB.
- In de RVB is er best iemand verantwoordelijk voor elk deelgebied, namelijk: operationeel verantwoordelijke, verantwoordelijke voor de vertegenwoordiging en verantwoordelijke voor de administratie
Nuttige links en informatie
Op 20 december 2020 werd de wet goedgekeurd ivm de nieuwe regeling voor de algemene vergadering.