Vraag: in verband met een vergoeding voor bestuursleden/vrijwilligers in een vzw/kring

Antwoord:
Het uitgangspunt is dat vrijwilligerswerk op zich niet wordt vergoed. Indien je als vrijwilliger toch een vergoeding krijgt, dan kan deze worden toegekend op de twee volgende wijzen:

• Je rekent de gemaakte kosten door aan jouw vereniging (in dit geval de huisartsenkring). Dan toon je via facturen of betalingsbewijzen aan welke kosten je hebt gemaakt. Hiervoor geldt geen grens: de werkelijke kosten worden dan vergoed.
• De vereniging kan jou ook een forfaitair bedrag geven (dwz. kosten moeten niet bewezen worden). Deze bedragen mogen de volgende grenzen, voor de periode tussen 1 januari en 31 december 2007, niet overschrijden:
  - 28,48 € per dag
  - 1139,02 € per jaar
  Deze bedragen worden gekoppeld aan het indexcijfer van de consumptieprijzen.

• Een werkelijke onkostenvergoeding kan altijd. Leden, maar ook personen vreemd aan de vereniging die ‘vrijwilligerswerk’ voor deze organisatie doen, kunnen een forfaitaire onkostenvergoeding voor het ‘vrijwilligerswerk’ krijgen. Geen vergoeding voor het geleverde werk!
  Men mag de forfaitaire vergoedingen niet combineren met een werkelijke onkostenvergoeding: immers, in deze forfaitaire vergoeding zitten ook al onkostenvergoedingen. Men moet kiezen tussen één van de twee stelsels (forfait of bewezen kosten).
  Opmerking: Bij de werkelijk te bewijzen onkosten gelden ook de kilometervergoedingen. Tankbewijsjes zijn niet geldig, omdat ervan uitgegaan wordt dat nooit de exacte hoeveelheid getankt kan worden als nodig voor een opdracht voor de vzw. Voor verplaatsingen in opdracht van de vzw, mag een kilometervergoeding van maximum 0,2903 Euro/km toegekend worden.

• Mandaten, maar ook onkosten voor werk binnen de vereniging (zoals verslag maken, leiden van de vergadering, voorbereiding van de vergadering, voorbereiding binnen de stuurgroep, vertegenwoordiging elders, niet limitatief …) kunnen vergoed worden indien goedgekeurd door de AV via een forfaitaire onkostenvergoeding.
  Vb. Forfaitaire onkostenvergoeding voor het invoeren van de gegevens die nodig zijn voor de accreditering van de leden.
  Bestuurders, leden, zelfs personen vreemd aan de vereniging,  kunnen aanspraak maken op een forfaitaire onkostenvergoeding indien ze, als vrijwilliger, de vzw of de kring of het wachtdienstonderdeel elders vertegenwoordigen of hiervoor ‘vrijwilligerswerk’, afgesproken met de organisatie, verrichten..
  Opmerking: Deze forfaitaire onkostenvergoeding is feitelijk voorzien voor onkosten die moeilijk te bewijzen zijn voor de vrijwilliger. Zoals vb. gebruik van eigen computer, eigen printer, eigen internet, telefoon, elektriciteit enz. In dat geval kan nooit met zekerheid gesteld worden hoeveel elektriciteit vb. men verbruikt heeft voor de vzw en hoeveel voor privé-gebruik. Voor zover dat de maxima per jaar en per dag niet overschreden worden, moeten de onkosten niet bewezen worden (omdat ze ook moeilijk te bewijzen zijn). Door het feit dat deze onkosten niet moeten bewezen worden, wordt deze forfaitaire onkostenvergoeding dus wel eens gebruikt voor een vergoeding van het geleverde werk waarbij de vrijwilliger uiteraard ook bepaalde onkosten heeft.

• Vergoeding kan dus mits bepaalde voorwaarden (cfr. de vzw-wetgeving).
  Het is aangewezen een nominatieve lijst van de vergoedingen bij te houden. Op die manier behoudt u een overzicht en kan gemakkelijk bewezen worden dat het maximum dagbedrag en het maximum jaarbedrag niet overschreden wordt. Een voorbeeld van een nominatieve lijst kunt u downloaden van de website www.vsdc.be.

Verdere Opmerkingen:

• Beide systemen zijn niet te cumuleren door één vrijwilliger. Wanneer een vrijwilliger in meerdere verenigingen actief is, dan mogen de vergoedingen bij alle verenigingen samen de dag-en jaargrens niet overschrijden. Alle “vrijwilligersvergoedingen” bij diverse organisaties worden samen geteld en bekeken.
• Het is moeilijk als men binnen een organisatie werknemer is om als vrijwilliger beschouwd te worden tenzij de activiteit heel strikt gescheiden is…
• De kring dient zich kenbaar te maken als een vzw en is verplicht een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering voor haar vrijwilligers af te sluiten sedert 01/01/2007.
• Vanaf 01/01/2007 dient bij de betaling van de vergoedingen voor vrijwilligerswerk de betalingsmededelingen verplichtend voorafgegaan te worden door de speciale code /B/. De vergoedingen zijn, indien men al de regels volgt, vrij van belastingen en van RSZ-bijdragen. Nogmaals, forfaitair is het maximum per dag 28,48 euro en per jaar 1139,02 euro.
• De fiscus voorziet de mogelijkheid om een vzw te verplichten per jaar een nominatieve lijst voor te leggen met vermelding van de uitgekeerde sommen aan vrijwilligers. Best dus zo’n lijst bijhouden in de boekhouding.
  Indien men een ‘overeenkomst’ afsluit met de vrijwillig(st)er, waarin alle gegevens over de organisatie, verzekering, opdrachten … staan vermeld (deze ‘overeenkomst’ is niet gebonden aan ‘vormvereisten’) en waarin aan de vrijwillig(st)er gevraagd wordt om zijn/haar gegevens (de plaats, uur, datum van ‘vrijwilligerswerk’) te vermelden dan heeft men op het einde van het jaar een volledig overzicht en voldoet men ook aan de verplichting van een nominatieve lijst te hebben van het vrijwilligerswerk en is het ook gemakkelijker om de ‘afrekening’ te maken … (en bij vraag naar controle vanuit de belastingen kan men dan ook de uitgaven hiervoor staven aan de hand van deze gegevens).

Voor meer informatie:

• Federale overheidsdienst Sociale Zekerheid

• 3 JULI 2005. - Wet betreffende de rechten van vrijwilligers Publicatie : 2005-08-29  (hoofdstuk VII – artikel 10)

• 19 JULI 2006. - Wet tot wijziging van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers (1) Publicatie : 2006-08-11

• Link naar Flash Nummer 78 – 02/01/2007

• Link naar Infofiche – Het vrijwilligersstatuut (speelpleinwerk).

• Voorbeeld van vrijwilligerscontract. Zie http://www.vsdc.be/content/frame.htm

  Klik daarna op downloads – hoofdstuk sociale wetgeving – vrijwilligers - organisatienota vrijwilligers (of nominatieve lijst vrijwilligersvergoeding). Dit is een downloadbare organisatienota waarbij aan de informatieplicht volledig voldaan is.

• Nog enkele verduidelijkingen.