Vraag: Weldra houden wij onze jaarlijkse statutaire Algemene Vergadering waarbij ook een statutenwijziging zal gestemd worden. Er dient zich het volgende probleem aan: een arts die een aantal jaar geen lid meer was heeft pas na het versturen van de uitnodigingen en na het verstrijken van de statutair vastgestelde datum waarop de uitnodigingen konden verstuurd worden lidgeld betaald, althans het bedrag dat vorig jaar op de AV werd vastgesteld. M.a.w. deze arts stond niet op de ledenlijst op het moment dat de uitnodigingen werden verstuurd, noch op het moment dat de uiterste datum voor versturen van de uitnodigingen verstreek. Ik zend U in bijlage onze huidige statuten en de uitnodiging voor de AV.
-> Kan deze arts op een geldige manier deelnemen aan de AV (inclusief stemrecht) of niet?

Antwoord:
De kern van uw vraag is wie er lid kan worden van een vzw en onder welke voorwaarden dit dient te gebeuren. Ik keek de vzw-wetgeving na, alsook bestaande literatuur omtrent de vzw’s.
U mag de uitnodiging voor de Algemene Vergadering niet beschouwen als een uitnodiging tot lid worden van de vereniging. Dus verband tussen het tijdstip van versturen van deze uitnodiging en het betalen van het lidmaatschap speelt geen rol.

Omtrent de voorwaarden en formaliteiten voor toetreding van de leden zegt M.Denef, advocaat te Leuven (Dewallens en Partners): ”Voor de daadwerkelijke toetreding als lid is niet alleen vereist dat het kandidaat-lid beantwoordt aan de voorwaarden voor toetreding en de nodige formaliteiten daartoe vervult. Het lid moet nog aanvaard worden door het orgaan dat daarvoor bevoegd is. In beginsel zal dit, gelet op zijn residuaire bevoegdheid, de raad van bestuur zijn. Er is echter geen bezwaar om statutair een andere 'aanvaardingsbevoegde' instantie te bepalen.”

Iemand is pas volwaardig lid van een vzw als de vzw zijn verzoek inwilligt en wanneer hij het lidgeld betaalde. Het louter betalen van het lidgeld is geen voldoende bewijs van een lidmaatschap. Het is niet omdat u betaalt dat een vereniging zich akkoord zal verklaren met uw lidmaatschap. Later zal deze persoon opgenomen worden in het aangepaste ledenregister, dat dient neergelegd worden op de rechtbank binnen de maand.
Onder de rechten en plichten van de leden lezen we dat de belangrijkste plicht meestal de betaling van het lidmaatschap betreft. Als een lid zijn lidmaatschap niet betaalt wordt het geacht ontslagnemend te zijn.
Over de termijn waarbinnen het lidmaatschap dient betaald te worden vinden we niets terug in de wet en in de literatuur. Laattijdige betalingen vragen wel een drietal aanmaningen.

Ook in uw statuten lezen we niet binnen welke termijn het lidgeld dient vereffend te worden.

Daarbij kan een erkende huisartsenkring een persoon die voldoet aan de cumulatieve voorwaarden van de statuten niet weigeren als lid. Dus in tegenstelling met de rechtspraak zegt de wet op de kringerkenning dat de “aanvaardingsbevoegde” instantie binnen de vzw huisartsenkring, een lid dat wil toetreden en dat voldoet aan de voorwaarden (praktiserend, erkend huisarts zijn binnen de zone en lidgeld betalen) niet kan weigeren.
Dus gezien het niet gespecificeerd is in uw statuten of in uw huishoudelijk reglement binnen welke termijn het lidgeld dient vereffend te worden, zou ik geneigd zijn de laattijdige collega te aanvaarden voor de Algemene Vergadering met stemrecht als hij effectief lid is geworden. Uw raad van bestuur kan eventueel de aanvaardingsprocedure later starten na deze AV. Indien de collega, die kandidaat nieuw lid is, zich toch op de AV aanbiedt zou ik als bestuur het probleem van de laattijdige betaling voorleggen aan de AV. Ik zou eerst vragen aan de AV of deze akkoord gaat met de aanwezigheid van een aspirant lid en vragen of de AV akkoord gaat met het toekenning van het stemrecht aan de kandidaat. En dit alles noteren in de notulen.

Uw vraag is natuurlijk wel een interessante casuïstiek, waar we geen sluitend wettelijk antwoord over vonden, maar waar we wel een tegenspraak vonden tussen de vzw-wetgeving en de kringwetgeving.